Agenda lavorativa: in questo articolo ti darò dei consigli utili su come organizzare l’agenda di lavoro ed evitare di perderti tra i meandri dei tuoi impegni!
Perché si sa, pianificare le attività è di fondamentale importanza in qualsiasi cosa tu faccia. Ti consente di avere una chiara idea della mole di lavoro che hai da fare in quella determinata giornata; ti permette inoltre di fare delle modifiche in corsa o di appuntare delle informazioni che magari non ricorderesti a mente.
Ora, per fare questo esistono diversi mezzi: dalla classica agenda cartacea a quella elettronica, ai fogli excel e alle app sugli smartphone, le possibilità sono oggi molto diversificate grazie alle nuove tecnologie!
E allora non indugiamo oltre e vediamo di chiarire il quadro della situazione.
Indice
Agenda lavorativa
Al giorno d’oggi la pianificazione delle attività è di fondamentale importanza al fine di riuscire a fare tutto una volta arrivati a fine giornata. In questo articolo ti parlo dello strumento attraverso il quale organizzare il lavoro, l’agenda lavorativa appunto.
Ma prima di andar a vedere i vari tipi di agenda, nonché come organizzare l’agenda di lavoro, mi preme farti notare che prima di collocare le varie attività nel calendario, dovrai scegliere cosa effettivamente fare e quali siano le tue priorità.
In questa sede ti darò solo un piccolo assaggio di quello che significa, rimandando per approfondimenti ad altri articoli e/o libri.
La pianificazione parte dalla scelta degli obiettivi
In generale è buona pratica darsi degli obiettivi. Senza una meta, infatti, vivremmo solo alla mercé degli eventi esterni, sballottati passivamente di qua e di là da quello che ci succede.
Gli obiettivi che ti poni dovrebbero essere in linea con la tua vision, in altre parole con quelle cose, che se raggiunte, ti renderebbero felice e realizzato.
Ora, capire quali siano le cose che ti rendono felice non è affatto semplice. Se ti trovi tra coloro che non sanno verso dove andare, ti consiglio di leggerti una guida molto approfondita sull’argomento, intitolata Come capire cosa fare nella vita.
Ti aiuterà certamente a comprendere di più chi sei e ti darà gli input necessari per intraprendere il tuo percorso esistenziale.
Detto ciò, è importante che gli obiettivi che sceglierai siano di tipo smart, vale a dire:
- Specific (specifico): i tuoi obiettivi dovranno essere chiari e precisi;
- Measurable (misurabile): i tuoi obiettivi dovranno essere quantificabili;
- Attainable (raggiungibile): i tuoi obiettivi non dovranno essere impossibili da realizzare, considerando le risorse di tempo, denaro e le skill di cui disponi;
- Relevant (rilevante): i tuoi obiettivi dovranno essere stabiliti in accordo alla tua visione;
- Time Based (fissato nel tempo): i tuoi obiettivi dovranno essere realizzati ponendoti come limite una precisa scadenza.
Per esempio se il tuo obiettivo è imparare una nuova lingua, quando andrai a fissare i tuoi obiettivi non potrai dire semplicemente “Voglio imparare il francese“. Piuttosto un obiettivo ben stabilito sarà “Voglio raggiungere il livello B2 di francese sostenendo l’esame di certificazione a partire da un anno da oggi“.
Dagli obiettivi alla to-do list
Il passaggio successivo è anche quello in cui molti si inceppano: dovrai andare a fare una lista delle cose da fare per raggiungere gli obiettivi che ti sei posto.
Infatti, nonostante in molti siano capaci di porsi degli obiettivi, in pochi chiariscono e hanno la costanza di fare giorno dopo giorno tutto il necessario per raggiungerli.
Per suggerimenti ulteriori sulla gestione del tempo, nonché la trattazione completa di quanto fin’ora detto ti rimando all’articolo Time management: come ottimizzare la gestione del tempo.
Dalla to-do list al calendario settimanale
Una volta elencate tutte le attività necessarie per raggiungere i tuoi obiettivi, quello che devi fare è andarle a inserire nella tua pianificazione. Personalmente, consiglio sempre di basarsi su di un planning settimanale.
In questo modo potrai avere una visione più di insieme e potrai regolare il carico di lavoro su più giornate. Potrai inoltre fare scambi delle attività in giornate differenti se per qualsiasi motivo dovrai modificare quanto pianificato.
Riassumendo, in questa sezione dell’articolo ti ho descritto a grandi passi come partire dal fissare gli obiettivi fino alla definizione del calendario settimanale e, di conseguenza, della pianificazione giornaliera delle attività.
Qualora fossi interessato a conoscere le strategie più efficaci per una buona pianificazione, ti consiglio di leggere una guida completa che ho scritto sull’argomento. Produttività Zen contiene tutto il necessario per portare la tua produttività al prossimo livello. Trovi maggiori informazioni a questo link.
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L’agenda di lavoro: le varie tipologie esistenti
Entriamo ora nel vivo del tema agenda lavorativa e andiamo a vedere come organizzare l’agenda di lavoro.
Vi sono vari modi per farlo. Ti consiglio di provare modalità differenti e vedere quale fa più al caso tuo!
In particolare ti parlerò di:
- Agenda cartacea
- Agenda elettronica
- Agenda excel
- App agenda
Vediamole una per una in dettaglio qui di seguito.
Agenda cartacea
La prima tipologia di agenda lavorativa che ti propongo è la classica agenda cartacea, come quella che trovi nella foto di copertina di questo articolo.
Nonostante la diffusione delle tecnologie informatiche, recentemente si sta assistendo a un ritorno abbastanza importante all’agenda cartacea. Vediamo perché:
- Quando si scrivono direttamente le attività sull’agenda con la propria penna il nostro cervello ha la tendenza ad assimilarle in maniera migliore;
- Si ha inoltre la tendenza a scrivere delle note più dettagliate;
- L’agenda cartacea, non essendo dotata di batterie, non si scarica;
- Risulta ideale per pianificare lunghi periodi di lavoro.
Di contro gli svantaggi principali sono che te la puoi perdere e che può costare anche discreti soldi. Le agende più costose possono arrivare a costare anche 100 euro.
Parlando invece dell’agenda elettronica (trattata più avanti) il vantaggio principale è la portabilità, in quanto ce l’hai direttamente sul tuo cellulare.
Lo svantaggio (che ne è diretta conseguenza) è dato da tutta quella serie di notifiche e bip che le applicazioni portano con sé.
Vediamo di parlare ora più diffusamente proprio di agende elettroniche e dei vari software disponibili in commercio.
Agenda elettronica
Passiamo ora all’altra tipologia di agenda lavorativa. L’agenda elettronica si è diffusa notevolmente, soprattutto negli ultimi due decenni, per coloro che lavorano per gran parte del tempo davanti al computer.
Per queste persone, infatti, l’agenda elettronica si integra molto bene con il lavoro, in quanto può essere consultata in maniera rapida ed efficace.
Ciononostante, il suo uso non è limitato solo a queste persone. Molti altri sono soliti a fine giornata fare il punto della situazione sulla propria agenda elettronica.
Si tratta prima di tutto di una questione di preferenza personale. Ti ho già parlato dei vantaggi e svantaggi che ciascuna delle due tipologie porta, perciò ti consiglio di provare entrambe e di vedere quale delle due si adatti di più al tuo modo di essere.
Detto ciò vediamo i principali programmi software per le agende elettroniche disponibili nel mercato.
Outlook
Outlook è un programma di Microsoft Corporation che fa parte della suite Microsoft Office.
Si compone dei seguenti moduli:
- Un calendario;
- Un agenda delle attività;
- Le note;
- Il diario;
- L’ elenco dei contatti;
- La posta elettronica.
Per quanto riguarda il calendario, questo è molto simile ad un’agenda cartacea: i giorni sono suddivisi ogni 30 minuti ed è possibile collocare in questi spazi le attività. Per ogni appuntamento puoi definire l’oggetto, il luogo, la data e ora, la categoria e puoi anche attivare un promemoria.
A parte questo nell’agenda delle attività puoi aggiungere, modificare o eliminare anche delle attività che non fanno parte del calendario.
Google Calendar
Google Calendar è un sistema multi-calendario sviluppato da Google.
Una volta che hai attivato un account Google, oltre alla gmail tra gli altri servizi troverai anche Google Calendar.
Si tratta anche questa di un’agenda nella quale inserire gli eventi. Può essere utilizzata sia come agenda personale che come agenda lavorativa di un’organizzazione aziendale.
Colui che crea il calendario può decidere chi è autorizzato a vederlo, chi può inserire gli eventi e quali siano gli amministratori.
Una volta che si crea un evento su di un calendario condiviso con altre persone, l’evento a sua volta comparirà anche nei calendari personali di ciascuno, se questi sono iscritti a loro volta a google Calendar. Come vedi si tratta di un sistema molto interessante di organizzare il lavoro tra persone.
iCloud Calendar
Passando al mondo Apple abbiamo il calendario sincronizzabile con iCloud dalla versione iOS 5.
Dalla versione iOS6, inoltre, è possibile anche inserire gli eventi di Facebook.
Anche in questo caso nel calendario puoi visualizzare gli eventi e navigare anche tra intervalli di tempo molto grandi come mesi e anni, per tornare alla data odierna attraverso il tasto oggi.
Se già stai utilizzando o ti troverai a comprare un iMac in futuro , il calendario Apple sarà in dotazione insieme a tutte le applicazioni classiche del mondo della mela.
L’applicazione è molto personalizzabile, è possibile ad esempio creare differenti calendari per ogni esigenza.
Trello
Trello è un’applicazione basata sul web, sviluppata a partire dal 2011 dalla casa Fog Creek Software.
Originariamente pensata come applicazione per il project management, oggi risulta ottima anche per la pianificazione personale. Si possono infatti creare dei book personali ad alto livello di personalizzazione. Di seguito un esempio:
Come vedi ti ho creato un esempio in cui vi è una scheda per ogni giorno della settimana. Potrai aggiungere le tue attività in ciascuna di esse. Si tratta di un sistema molto flessibile in quanto ti permette di spostare le varie attività semplicemente trascinandole.
Una funzionalità estremamente interessante di Trello è la possibilità di connettere a questa applicazione i calendari degli altri software sopra menzionati. Ciò è possibile grazie all’ausilio di Cronify, trovi tutte le info in questo link.
Agenda excel
Oltre ai software preconfezionati è possibile utilizzare un’agenda excel per la tua pianificazione e gestione delle attività.
In questa sede ti propongo due esempi.
Il primo è un file excel vero e proprio con una possibile agenda excel 2022-2023
Per il secondo esempio ti consiglio di consultare i template su Microsoft office al seguente link. Qui troverai una serie di file scaricabili non solo per excel, ma anche per word e powerpoint ad esempio.
App agenda
Infine un breve elenco delle app agenda più interessanti per Android e per IOS. Prima di passare all’elenco delle app ci tengo a evidenziare che anche i programmi che ho citato in precedenza, nella sezione agenda elettronica, hanno le loro app dedicate sugli smartphone.
Vediamo in questa sede le alternative possibili.
App agenda Android:
App agenda IOS:
Come organizzare l’agenda lavorativa: 3 consigli
Concludiamo questo articolo sull’agenda lavorativa con alcuni consigli mirati su come organizzare i tuoi impegni al meglio. Ora, anche qui ci sarebbero molte cose da dirti, ma mi limiterò alle informazioni che considero più importanti. Trovi tutti gli approfondimenti del caso nel mio libro Produttività Zen.
1. Trova il metodo che funziona per te
Non esiste un modo univoco ed efficace per la gestione delle incombenze. Ciascuno di noi deve trovare quello che funziona meglio con il suo modo di essere. Ti consiglio di sperimentare, provare sempre cose nuove, finché non ti riterrai soddisfatto con il tuo sistema di gestione degli impegni.
Un buon sistema di gestione ha la seguenti caratteristiche:
- Ti permette di tenere sotto controllo tutti i tuoi impegni in modo capillare
- Predispone dei promemoria per ricordarti di fare delle cose aventi una certa scadenza
- Ti consente di vivere serenamente le tue giornate, proprio per il fatto che c’è un sistema esterno alla tua mente che ti ricorda le cose al posto suo.
2. Scrivi solo le cose da svolgere quel giorno
Un altro consiglio che reputo molto importante è quello di segnarti sulla tua agenda di lavoro solo quegli impegni che devono essere necessariamente compiuti in un giorno specifico.
Esempi possono essere un appuntamento, una chiamata ad un collega che parte il giorno successivo per le vacanze, o il pagamento di bollette aventi una data scadenza, oppure ancora frequentare un corso di qualsiasi tipo a cadenza settimanale.
Per quanto riguarda tutte le altre attività che non sono legate espressamente ad un determinato giorno, ti consiglio di tenerle su di una lista “Prossime attività”. Puoi usare uno dei programmi di cui ti ho parlato per tenere le tue liste, come ad esempio Trello.
3. Dai una priorità alle attività da fare
All’interno dello stesso giorno è bene dare una priorità alle attività da svolgere, in modo da avere subito chiaro quello che è più importante svolgere. Ti consiglio di cominciare la giornata dall’attività a più alta priorità, per poi procedere con quelle via via meno importanti.
Ti ricordo che i compiti a priorità maggiore sono anche quelli che, se completati, ti rendono più soddisfatto. Per cui, completando questi per primi sarai fin dal mattino motivato a continuare e, di conseguenza, molto produttivo.
Anche per questo articolo sull’agenda lavorativa è tutto. Per altri articoli relativi ad argomenti analoghi ti rimando alla sezione Produttività del nostro blog Carica Vincente. Lì troverai consigli molto utili e informazioni interessanti a riguardo.
Ciao e alla prossima!
