La leadership è tutta una questione di visione, giusto?
Sì e no. I leader hanno bisogno di sviluppare una visione chiara per la loro organizzazione. Un elemento chiave di qualsiasi ruolo di leadership è decidere la direzione e la traiettoria del percorso, che si tratti di un’azienda o di un team, e quindi identificare quali sono gli step per arrivarci e assicurarsi che ciò avvenga.
In questo articolo trovi tutto ciò che riguarda capacità e competenze organizzative e gestionali, ovvero le competenze chiave coinvolte nel processo di leadership: dal pensiero strategico fino alla pianificazione delle azioni, alla gestione dei progetti e dei rischi.
Dopo aver preso conoscenza di cosa sono le capacità e le competenze organizzative e gestionali, sarai in grado di scegliere cosa scrivere nel curriculum vitae, in modo tale da far risaltare la tua candidatura su tutte le altre.
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Indice
Capacità e competenze organizzative e gestionali
Capacità e competenze organizzative e gestionali possono essere suddivise in quattro macro-categorie:
- competenze organizzative
- pensiero strategico e pianificazione
- project management
- gestione del rischio
1. Competenze organizzative
Quante volte ti sei chiesto: “Ho davvero bisogno di organizzarmi?“
E poi non ci sei riuscito? È un problema comune!
Una cattiva organizzazione di solito significa:
- meno produttività
- opportunità mancate
- procrastinazione e stress
Fortunatamente, ci sono alcune semplici cose che puoi fare per riuscire ad essere organizzato. Il bello è che queste abilità possono essere utilizzate a casa o al lavoro e, in entrambi i casi, sono estremamente utili.
Le capacità organizzative sono una combinazione di gestione del tempo e auto motivazione. Detta così sembra un pò complessa, ed è per questo che è meglio considerare l’organizzazione come una serie di 7 piccoli passi, da mettere in atto.
1. Sii chiaro su cosa devi fare
Se sei una di quelle persone, come la maggior parte di noi, che si sforza di ricordare solo quello che ha accettato di fare o quello che desidera fare, allora ti suggerisco di tenere una lista completa di tutte le attività (anche quelle che trovi più noiose o che non ti piacciono).
Alcune persone addirittura si trovano meglio con due liste:
- una lista delle “cose da fare” a lungo termine,
- una lista delle “attività quotidiane” o settimanali.
È una questione di preferenze personali. Ti consiglio di utilizzare Trello per organizzare il tutto in modo formale e preciso. Ecco un esempio di come lo utilizzo io.
2. Decidi quando lo farai
Il nostro cervello spesso è impegnato a preoccuparsi di cose che non abbiamo fatto.
Questo è il motivo per cui ti svegli nella notte in preda al panico per quella “parte di lavoro” che hai dimenticato o che hai rimandato. È interessante notare, tuttavia, che quando inserisci una mansione nella lista delle “Cose da fare” e, soprattutto, decidi esattamente quando la farai (es. giovedì dalle ore 16 alle ore 18), il tuo cervello smette di preoccuparsi e viene rassicurato dalla decisione presa.
3. Datti tempo e spazio
L’organizzazione non deve essere casuale. Devi dedicare del tempo, durante la giornata, ad organizzarti.
Prenditi un po’ di tempo (bastano 15 minuti) ogni giorno per pensare a quello che devi fare quel giorno e pianificare quando lo farai.
È meglio farlo all’inizio della giornata oppure alla fine, per quella successiva. Se ti muovi in treno o in metro, ad esempio, potresti scoprire che è quello il momento ideale per farlo. In caso contrario, prenditi 10 minuti quando entri al lavoro, preferibilmente lontano dalla scrivania per evitare distrazioni.
Vai a sederti nella sala relax, in cucina, nella mensa, o in un angolo tranquillo di una sala riunioni, per evitare che qualcuno ti parli, o tu abbia la tentazione di “controllare le e-mail”.
4. Decidi cosa è importante e cosa è urgente
È una distinzione delicata, ma tutte le attività possono essere separate in urgenti o no, importanti o no.
Alcune cose sono sia importanti che urgenti. Inevitabilmente dovranno essere svolte subito. Le altre potranno aspettare.
5. Delega alcuni compiti
Suddividi i compiti da svolgere in tante piccole parti e valuta se puoi delegarne qualcuna ad un collega.
Come capire se qualcosa si può delegare?
A volte può richiedere più tempo la spiegazione per delegare l’attività, che l’attività in sé. In quei casi delegare non ha senso.
Se l’attività è relativamente semplice da spiegare, ma ripetitiva o lunga da fare…è ideale per essere delegata!
6. Non essere frustrato da compiti extra
Sappiamo tutti come va a finire…
Hai appena trascorso 10 minuti ad organizzarti, torni alla tua scrivania e trovi un’ e-mail del tuo capo che ti dice di lasciar perdere ciò che stavi facendo e ti chiede di preparare un report, che è diventato improvvisamente la priorità più importante e urgente al mondo.
Non arrabbiarti o sentirti frustrato. Sfrutta quest’occasione per capire se, nella tua lista, c’è qualcosa di meno urgente che può essere rimandato al giorno successivo.
7. Rimani organizzato
Soprattutto quando sei molto occupato, è facile che il tempo che dedichi all’organizzazione della tua giornata non venga rispettato.
Quando sei stanco, vuoi solo andare a casa oppure non ce la fai più a pensare al lavoro. Ma è importante continuare a dedicare quei 15/20 minuti di tempo a pianificare ed organizzare, altrimenti tutto si trasforma in un casino e la confusione che ne deriverà ti farà perdere un sacco di tempo nei giorni successivi.
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2. Pensiero strategico e pianificazione
1. Elabora una strategia
Il pensiero strategico è spesso visto come qualcosa che solo alcune persone sono in grado di fare.
Non si sa perché, ma in qualche modo, l’idea di “strategia” e “pensiero strategico” ha sviluppato un’aura mistica.
L’altra faccia della medaglia è che tutti coloro che hanno aspirazioni di leadership includono “capacità di pensiero strategico” sul loro curriculum vitae e su LinkedIn.
Ma cosa significa veramente “pensiero strategico” e come si possono sviluppare capacità di pensiero strategico?
La strategia, in parole semplici, è:
- decidere dove si vuole arrivare
- come arrivarci
- quali sono le misure necessarie da prendere per arrivarci
Quindi cosa devi fare per sviluppare una strategia?
Sembra ovvio ma, come primo passo, devi sapere dove sei ora. Tutto ciò che fai parte dalla tua posizione attuale. Quindi raccogli quante più informazioni possibili su dove sei veramente e cerca di avere un quadro chiaro e “pulito”.
Successivamente, identifica la posizione futura ideale in un determinato momento temporale. Potrebbe essere tra cinque anni, dieci anni o un anno, a seconda della situazione.
In questa fase è importante pensare in grande, ma anche essere il più dettagliato possibile. Più dettagli includerai, più saprai quello che desideri e come lo vuoi (funziona sia nella vita professionale che in quella personale).
Prendi un foglio e scrivi o utilizza delle immagini. Questa tecnica si chiama “visualizzazione” ed è fondamentale per trasformare le tue idee in realtà.
Ora pensa a ciò che è veramente importante per te o per l’azienda. Inizia la fase della cosiddetta prioritizzazione.
Evidenzia i tre principali obiettivi da raggiungere nel breve termine. Allo stesso tempo identifica solamente quali dettagli sono veramente importanti per raggiungere gli obiettivi.
Infine, devi elaborare le azioni: cosa devi fare per passare da “adesso” al tuo primo traguardo intermedio, quindi da lì a quello successivo e così via.
Congratulazioni, hai appena elaborato un piano strategico 🙂
2. Il piano d’azione
La pianificazione delle azioni è il processo per trasformare la strategia e gli obiettivi in azione.
In altre parole, la pianificazione delle azioni serve per elaborare ciò che è esattamente necessario per arrivare al punto in cui si desidera. Non importa se si tratta di obiettivi personali o obiettivi organizzativi, poiché le competenze richieste sono le stesse.
Le migliori strategie, sia per la vita che per il lavoro, includono la pianificazione delle azioni come parte del pensiero strategico. In sostanza, non importa quanto sia buona la tua strategia sulla carta, se non riesci ad implementarla. Quindi la pianificazione delle azioni dovrebbe essere una parte cruciale della strategia. Ma spesso non lo è.
1. Identifica le azioni necessarie per raggiungere ciascuna delle tappe intermedie
Questo è abbastanza facile. In questa fase, mantieni le azioni abbastanza ampie e poco definite, come ad esempio: “Crea un piano marketing”, “Recluta un team di vendita” e così via.
2. Suddividi ogni azione in compiti più piccoli
In questa fase, è necessario entrare più nel dettaglio. Ad esempio: “Pianifica ed esegui una campagna di email marketing nel quale ci saranno questi messaggi chiave”.
3. Identifica chi si assumerà la responsabilità per ogni azione
Se non riesci ad identificare gli individui per ogni compito, allora non stai lavorando a un livello di dettaglio sufficiente nella suddivisione dei compiti.
Ogni azione dovrebbe avere un responsabile.
Ogni responsabile deve essere in grado di spiegare quali progressi sono stati fatti sulle azioni di sua competenza, deve conoscere i dettagli del progetto e come portare avanti la sua parte. Sto parlando anche di start-up, piccoli team o di piccole aziende, formate da poche persone (non solo le grandi aziende hanno bisogno di strategie).
4. Prevedi ciò che potrebbe andare storto
Questo passaggio viene spesso definito “Gestione del rischio” ed è un’intera area a sè, di cui mi occuperò nell’ultimo paragrafo.
5. Individua i punti deboli
Questo è sorprendentemente difficile da fare. Le aree che non stanno contribuendo alla strategia complessiva, o che sono in qualche modo arretrate, sono solitamente consapevoli di questo fatto, e anche del pericolo (per i loro posti di lavoro) creato da questo stato di cose.
I responsabili quindi si sforzeranno di nascondere ciò che fanno, spesso usando un linguaggio molto tecnico e difficile da capire per chi non è esperto del settore.
Uno strumento utile per capire cosa sta succedendo è l’elevator pitch.
Come funziona?
Chiedi a ciascun responsabile e ai membri del team di spiegarti che cosa esattamente fanno e in che modo contribuiscono alla strategia generale dell’organizzazione. Se la risposta non è chiara o accettabile, allora la scelta è quella di potare i rami secchi.
3. Project management
Quali sono le capacità e competenze organizzative e gestionali per gestire un progetto?
Quali sono le regole, la documentazione e gli strumenti che vanno utilizzati?
Il project management è tutto ciò che ti serve per raggiungere questo obiettivo. Vediamo di cosa si tratta.
Cos’è il project management?
Una buona gestione di un progetto, come la gestione del rischio, è un’attività di squadra.
Due regole fondamentali per la gestione dei progetti:
- decidi chi deve essere coinvolto nella fase iniziale e condividi processi, risultati desiderati e tempistiche
- assegna la responsabilità del progetto al team
Documenta tutto. È necessario annotare e rivedere periodicamente obiettivi, risultati desiderati, scadenze e responsabilità di ciascuna attività.
È utile documentare tutto ciò che riguarda il progetto, anche le telefonate occasionali. Prendi l’abitudine di prendere note e appunti durante le telefonate. Può anche essere utile inviare una e-mail alla persona con cui hai appena parlato, per fare un riassunto di ciò che avete concordato.
Sembra strano, ma rimarrai sorpreso dal fatto che spesso due persone, dopo una conversazione, abbiano idee completamente diverse su ciò che è stato concordato. Scrivendolo e condividendolo ci si assicura che non sorgano incomprensioni.
Project planning
Si dice spesso che un’immagine vale più di mille parole. Se è così, vale la pena dedicare un po’ di tempo a disegnare o procurarti immagini che rappresentino il tuo progetto!
I due elementi fondamentali del project planning sono:
- compiti (o task)
- pietre miliari (milestones)
I compiti sono le azioni che devono essere fatte prima che il progetto sia completato. Durano un certo periodo di tempo e richiedono risorse, persone o denaro.
Le pietre miliari sono i traguardi, che vengono pianificati in un determinato momento. Non hanno bisogno di risorse, ma sono i risultati del completamento dei compiti.
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4. Gestione dei rischi
La gestione del rischio, tra le capacità e competenze organizzative e gestionali, è quella che si occupa di ciò che potrebbe andare storto e di quali provvedimenti prendere per evitare una catastrofe.
Per le aziende si tratta di competenze (ovviamente) fondamentali.
1. Cosa potrebbe eventualmente andare storto?
Annotalo, sia che si tratti di grandi problemi, sia di piccoli incidenti.
Includere tutte le ultime piccole cose è importante ed il brainstorming è ideale per far venire fuori tutte le idee. Ogni rischio deve essere differente dall’altro ed è fondamentale stabilire che deve assumersene la responsabilità.
2. Quantifica i rischi
Ora, su una scala da 1 a 5, dove 5 è il massimo, assegna la probabilità che ogni rischio si verifichi. Quindi valuta, sempre su una scala da 1 a 5, l’impatto che avrebbe sul progetto se dovesse accadere.
Ancora una volta, il brainstorming è molto utile.
Ora moltiplica “probabilità” per “impatto” per ottenere una valutazione complessiva per ciascun rischio, da 0 a 25. Questo ti indicherà dove concentrare i tuoi sforzi, al fine di evitare di farti cogliere impreparato, se dovesse verificarsi il rischio che hai preventivato.
3. Come affrontare i rischi
Esistono quattro tipi principali di azioni o strategie per affrontare i rischi:
- accettazione
- evasione
- limitazione
- trasferimento.
Accettazione significa accettare il rischio e non intraprendere alcuna azione per mitigarlo. È una strategia ragionevole per un rischio che avrà solo un piccolo impatto, o è improbabile che accada, e dove intraprendere azioni per mitigarlo potrebbe essere sproporzionatamente costoso.
Evitare significa investire tutte le risorse possibili per evitare che il rischio si concretizzi. Normalmente questa strategia è molto costosa e vale la pena solo per i rischi veramente catastrofici, che hanno elevata probabilità di accadere (es. evitare che i server aziendali vadano in tilt).
La limitazione è la strategia di mitigazione del rischio più comune, che mira a limitare la probabilità o l’impatto del rischio e quindi a ridurre l’effetto che avrà sull’azienda o sul progetto. È un po’ una strategia ibrida tra accettazione ed evasione.
Il trasferimento del rischio consiste nel “trasferire” il rischio a qualcun altro che è pronto ad accettarlo. Questa è una strategia utilizzata da molte aziende per evitare di dover intraprendere attività che non fanno parte delle loro competenze chiave. Comprende, ad esempio, l’esternalizzazione della gestione delle buste paga.
Competenze organizzative e gestionali: cosa scrivere sul curriculum vitae
Dove inserire nel cv le capacità e le competenze organizzative e gestionali?
Io consiglio sempre di dedicare una parte, sul lato sinistro o destro, alle skill principali.
Qui puoi inserire le competenze organizzative e gestionali, ovviamente insieme a quelle professionali, comunicative, e così via.
Ricorda che, come già detto nell’articolo, puoi inserire una o più tra le seguenti competenze organizzative e gestionali:
- competenze organizzative
- pensiero strategico e pianificazione
- project management
- gestione del rischio
Come ultimo suggerimento, ti ricordo che se ti trovi in una di questa situazioni:
- sei un neolaureato o disoccupato e non riesci a trovare lavoro
- hai bisogno di una guida per scegliere il lavoro che fa per te, cambiare mansione o trovare il lavoro dei tuoi sogni oppure
- vuoi sviluppare il tuo personal brand per trovare clienti online, partendo da zero
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Ti ringrazio per essere arrivato fino alla fine dell’articolo. Per altri contenuti su questo argomento, ti invito a visitare la categoria Lavoro del nostro blog Carica Vincente.
