Come organizzare la giornata: fai di più con meno sforzo!

come organizzare la giornata
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Stai cercando dei consigli su come organizzare la giornata al meglio delle tue possibilità? Non trovi abbastanza tempo per fare tutto e vorresti essere più efficiente nella gestione delle tue attività?

Troppo spesso capita nella società di oggi di correre di qua e di là, presi dalla frenesia di un mondo che è in continua accelerazione. Non c’è tempo per fare tutto e questo senso di oppressione è causa di ansia e stress.

Se anche tu sei trovato in passato o ti trovi attualmente ad avere difficoltà nel gestire i tuoi impegni in aree anche distanti della tua vita, ti sarai spesso sentito perduto nel non riuscire ad avere il controllo sulla tua vita. Anzi, possiamo dire che sono le incombenze ad avere il controllo su di te!

In tal senso, sapere come organizzarsi la giornata, che si tratti di lavoro o meno, è una necessità sentita da molti: personalmente, durante gli anni, ho cercato di approfondire l’argomento, in maniera tale di riuscire a fare di più, sentendomi al contempo meno stanco una volta arrivato a fine giornata.

Perché si sa, il tempo è la risorsa più preziosa che ciascuno ha e per questo va utilizzato in maniera oculata. A volte, infatti, pur essendo stato impegnato per tutto il giorno, ti sembra di non aver concluso nulla una volta arrivato alla sera. Per quale ragione? Continua a leggere e tutto ti sarà più chiaro… una citazione recita:

Il tempo è gratis, ma è senza prezzo. Non puoi possederlo, ma puoi usarlo. Non puoi conservarlo, ma puoi spenderlo. Una volta che l’hai perso non puoi più averlo indietro – Harvey MacKay

Vedremo quindi come utilizzare in maniera davvero proficua il tuo tempo in modo tale da lasciarne anche un po’ anche per il relax. Ma prima ancora di procedere, ti invito a prenderti qualche minuto per fare questo test e scoprire quanto sei produttivo!

Scopri quanto sei produttivo!

Come organizzare la giornata: 9 buone pratiche

Parliamo dunque di come organizzare la giornata. In questo articolo ho individuato per te alcuni punti chiave che ritengo fondamentali per ottimizzare la gestione del tuo tempo: sono riassunti qui sotto.

come organizzare la giornata

Prima di procedere con la trattazione voglio però porre l’attenzione su di un fatto molto importante. Potrai essere bravo quanto vuoi ad organizzarti ma se per la maggior parte del tempo starai facendo delle attività che non sono in linea con i tuoi obiettivi, in realtà starai sprecando invano le tue energie.

Una buona organizzazione della giornata parte da un’attenta scelta dei propri obiettivi. I primi consigli che ti darò vertono quindi sulla pianificazione delle attività sulla base di una scelta fatta secondo una visione di più lungo periodo.

1. Pianifica partendo dai tuoi obiettivi

La pianificazione è un’attività fondamentale per organizzare il tuo tempo e in particolare la tua giornata. Ti consiglio a tal proposito di consultare anche questo articolo sull’argomento.

Come diceva lo stesso Benjamin Franklin:

Fallire nel pianificare significa pianificare il fallimento

Per pianificare hai bisogno prima di tutto di stabilire i tuoi obiettivi. Questi dovranno essere in linea a loro volta con la tua mission finale, vale a dire con l’impatto che vuoi avere sul mondo, quello che se raggiunto ti potrà rendere una persona felice.

Se non sai come impostare la tua vita e verso dove indirizzarti ti consiglio di leggere un articolo molto interessante sull’argomento, lo trovi a questo link. In esso viene descritto in maniera molto dettagliata tutto quello che devi fare per capire quale sia la tua strada.

Un altro fatto molto importante: gli obiettivi che andrai a stabilire dovranno essere di tipo s.m.a.r.t., vale a dire:

  • Specific (specifici)
  • Measurable (misurabili)
  • Attainable (raggiungibili)
  • Relevant (rilevanti)
  • Time based (fissati nel tempo)

In poche parole gli obiettivi che andrai a porti devono essere chiari e quantificabili.

Esempio: non ha senso porsi come obiettivo quello di essere più in forma. Ciò non significa nulla. Un obiettivo smart sarà invece formulato nel seguente modo: “Perdere 4 kg di peso in 2 mesi a partire da oggi”.

Per approfondimenti leggi anche: Obiettivi smart

Una volta stabiliti gli obiettivi, dovrai stilare una lista delle cose da fare per raggiungerli nei tempi prestabiliti.

Questo è un passaggio chiave: molti, pur essendo in grado di porsi degli obiettivi in maniera corretta si perdono per strada perché saltano questa fase. Per raggiungere un obiettivo è necessario capire quello che nella pratica devi fare giorno dopo giorno per arrivare davvero a raggiungerlo.

Fare una lista significa anche stabilire la frequenza con cui fare quelle attività. Sempre ricollegandomi all’esempio della perdita di peso dovrai definire ad esempio quanto spesso praticare sport.

2. Dotati di un’agenda o di un calendario

Il passo successivo per organizzare la giornata è quello di dotarsi di un’agenda o calendario. Questi possono essere anche in formato elettronico, dipende dalle tue preferenze.

Qua sotto trovi un esempio di un programma che utilizzo personalmente, si chiama Trello. Lo reputo molto versatile in quanto ti consente di spostare le attività semplicemente trascinandole. Di seguito trovi un semplice esempio:

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Ti consiglio di organizzare la tua giornata basandoti su di una pianificazione settimanale delle attività. In sostanza dovrai andare a collocare le attività contenute nella tua lista delle cose da fare secondo alcuni principi di ottimizzazione.

Nel fare questo dovrai ad esempio andare a vedere in quale momento della giornata rendi di più e sei più produttivo. Ci sono alcuni che rendono di più al mattino, mentre altri adorano lavorare di notte.

Inoltre, se lavori da dipendente, gli orari di lavoro non dipendono da te: in altre parole, avrai per forza di cose quella fascia di tempo bloccata e potrai solo gestire con piena libertà le ore che ti rimangono.

Leggi anche: Agenda lavorativa

3. Dai una priorità alle varie attività

Il terzo consiglio che mi sento di darti su come organizzare la giornata è quello di stabilire una priorità per le varie cose da fare.

Nella realtà delle cose, infatti, nella tua giornata non ci saranno solo le attività che contribuiscono alla realizzazione dei tuoi obiettivi, ma anche altre, che sei magari obbligato a fare perché vanno fatte.

Andiamo a chiarire quanto detto introducendo uno strumento molto utile per la categorizzazione delle attività, chiamato Matrice di Eisenhower. Le attività si possono suddividere in quattro categorie:

  • Urgenti/Importanti (Q1): attività che richiedono la tua immediata attenzione e che contribuiscono alla realizzazione dei tuoi obiettivi. Sono le attività da fare immediatamente;
  • Non Urgenti/Importanti (Q2): in questa categoria rientrano le attività che contribuiscono a realizzare la tua mission, ma che non sono urgenti. Sono le attività che vanno pianificate;
  • Urgenti/Non Importanti (Q3): nel terzo quadrante troverai le attività che richiedono la tua immediata attenzione, ma che non sono per te importanti. Ad esempio messaggi, la maggior parte delle mail e chiamate telefoniche. Ti consiglio di delegare queste attività ad altri;
  • Non Urgenti/Non importanti (Q4): sono i compiti da tralasciare o eliminare del tutto, in quanto fonte di perdita di tempo.

Di seguito trovi una rappresentazione grafica della matrice di Eisenhower.

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Riassumendo, ecco come dovresti comportarti per ottimizzare la tua giornata:

  • Concentrati sulle attività di tipo Q2, in quanto legate alla realizzazione dei tuoi obiettivi;
  • Cerca attraverso la pianificazione di ridurre l’urgenza delle attività di tipo Q1, facendole rientrare nella categoria Q2;
  • Delega le attività di tipo Q3;
  • Minimizza le attività di tipo Q4.
Leggi anche: Matrice di Eisenhower

4. Definisci un lasso di tempo per ogni impegno

Questo punto potrebbe essere ovvio ma ci tengo a precisarlo ugualmente. Quando vai a decidere le attività da fare organizzando la tua giornata dovrai tenere di conto del tempo necessario per fare ogni attività.

Per capire quanto tempo ci vuole per svolgere un attività ti puoi riferire al passato se già l’hai svolta precedentemente o semplicemente andare a fare una stima del tempo necessario per compierla.

Si tratta di un punto molto importante: è fondamentale per capire se ti trovi in linea col programma prestabilito con la pianificazione.

Se ti trovi in ritardo cercherai di recuperare o mal che vada posticiperai un’attività alla giornata successiva. Se sei in anticipo potrai inserire un’attività extra oppure semplicemente rilassarti un poco (ebbene sì ci vuole anche quello ogni tanto!).

5. Sfrutta i tempi morti

Un modo molto interessante per risparmiare tempo è quello di sfruttare i tempi morti. Per tempo morto si intende un qualsiasi intervallo che si perde, ad esempio a causa di attese o di trasporti.

Io ti consiglio di sfruttare in maniera attiva i tempi morti, andando ad eseguire delle attività in ombra.

Ad esempio, se ti trovi in fila ad uno sportello postale invece di perdere tempo su Facebook potresti controllare le tue mail, andando a salvare del tempo prezioso.

Per quanto riguarda la mia esperienza passata, io tutte le mattine spendevo mezz’ora della mia vita in autobus per recarmi al lavoro. Avevo introdotto nella mia routine lo studio delle lingue straniere mentre ero in viaggio. In questo modo il tempo mi passava più in fretta e in maniera più costruttiva.

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6. Evita multitasking e distrazioni

Recentemente si parla molto di multitasking e questa è una delle qualità richieste anche in molti annunci di lavoro.

La verità delle cose è però che il multistaking:

  • Non esiste;
  • È dannoso.

Il multitasking non esiste semplicemente perché il nostro cervello non è progettato per compiere due azioni nello stesso tempo. Quando stiamo facendo due cose che richiedono pari livello di concentrazione quello che accade è che la nostra attenzione passa di continuo da un compito all’altro.

Il multitasking è dannoso perché comporta una considerevole riduzione delle performance. Siamo più lenti, abbiamo maggiore probabilità di errore e col tempo saremo più stanchi e stressati.

Al contrario, ti consiglio vivamente di praticare il monotasking. Fai una cosa alla volta e i benefici che avrai saranno straordinari.

Allo stesso modo evita le distrazioni: concentrati attentamente su di un’unica attività. Spegni o metti in modalità silenzioso il cellulare, controllalo solo quando hai finito di fare qualcosa. Se ad esempio un collega ti chiede un aiuto o un consiglio, rispondi che tornerai da lui quando avrai concluso l’attività che stai svolgendo. Controlla le email a intervalli regolari e non ogni volta che ne arriva una nuova. In tal senso puoi anche utilizzare la tecnica del pomodoro.

7. Fai pause regolari

Un altro consiglio su come organizzare la giornata è quello di prevedere delle pause regolari nella tua agenda.

È impensabile, infatti, che tu riesca a fare tutto di fila senza riposarti mai. Non siamo dei robot. Necessitiamo di tempi di recupero e riposo.

Provando a fare tutto di fila vedrai che il tuo rendimento calerà drasticamente dopo qualche ora. E questo vale anche per gli studenti, non potete pensare di studiare ore di fila, dopo qualche tempo ti ritroverete a guardare la stessa pagina per mezz’ora senza assimilare altro.

Perciò è bene introdurre delle pause regolari nella tua pianificazione. In queste pause fai qualcosa di diverso. Se lavori al computer, ad esempio, alzati dalla scrivania e fai una passeggiata, oppure prendi un caffè.

8. Prevedi del tempo libero

Nella tua giornata tipo è bene includere anche del tempo libero. Non solo come conseguenza di quanto detto al punto 7, ma anche perché ciò è fondamentale per il tuo umore.

Lavorare di continuo tutto il giorno è stancante e stressante. È bene prevedere anche dei momenti di svago, dedicarsi ad un hobby o a qualsiasi altra cosa ti faccia stare bene.

Ricorda però di non esagerare con il tempo libero: come valore indicativo ti consiglio di non superare le 1,5 ore al giorno, ovvero circa il 5% del tempo totale a disposizione.

9. Valuta la possibilità di fare dei cambiamenti in corsa

Un ultimo consiglio su come organizzarsi la giornata riguarda i possibili cambiamenti in corsa.

Nella realtà delle cose ci possono sempre essere degli imprevisti: dovrai essere in tal caso abile a adattarti e a modificare prontamente il tuo calendario.

Magari ci sarà da fare un’attività extra non prevista che ti porterà via del tempo. In tal caso dovrai controllare la tua agenda e cercare di riorganizzare le tue attività nella maniera migliore possibile.

Come organizzarsi la giornata: meglio l’agenda cartacea o digitale?

Prima ancora di concludere questo articolo su come organizzare la giornata mi è sembrato doveroso approfondire il tema dello strumento da utilizzare nella pratica per tenere traccia delle proprie incombenze.

Mentre fino a qualche decennio fa la scelta era inequivocabilmente quella di utilizzare un’agenda cartacea, negli ultimi decenni si è assistito al fiorire di una molteplicità di opzioni che possono essere più o meno valide a seconda dei casi.

Non vi è infatti lo strumento migliore in assoluto, ma a seconda di quella che è la tua professione e i tuoi impegni in generale è preferibile utilizzare un sistema di gestione piuttosto che un altro.

Se ad esempio svolgi un lavoro in cui ti devi interfacciare continuamente di persona con dei clienti con i quali devi prendere degli appuntamento, l’agenda cartacea sarà lo strumento più efficace.

Se, al contrario, svolgi una professione davanti al computer, l’agenda digitale sarà da preferire. Negli ultimi anni sono state sviluppate delle app utilizzabili su vari dispositivi, dal pc, al tablet e il telefonino. Esempi sono il già citato Trello, Todoist e più classici calendari, come quello di Google, Outlook o l’iCloud Calendar per gli utilizzatori del Mac.

Bene, siamo giunti alla conclusione di questo articolo su come organizzare la giornata. Per approfondimenti in merito, ti consiglio di leggere il mio ebook Produttività Zen. All’interno troverai trattati in modo esaustivo tutti gli ambiti su cui lavorare per portare la propria gestione del tempo ai massimi livelli. Trovi maggiori informazioni su questa pagina.

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Andrea
Andrea
Ciao! Mi chiamo Andrea e sono co-fondatore del progetto Carica Vincente. Mi piace occuparmi di molte cose differenti nella vita, in particolare sono appassionato e grande sostenitore del miglioramento continuo e della crescita personale. Sono autore degli e-book Ultramotivazione e Produttività Zen.

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