Metodo Kaizen: miglioramento continuo per la crescita personale!

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Se nel corso del tuo cammino di studio, di lavoro o di crescita personale ti sei imbattuto in questo termine e vorresti sapere di più sul metodo Kaizen in generale, ti trovi nel posto giusto.

Ho trovato nel web, soprattutto nel mondo italiano, articoli che presentano informazioni parziali a riguardo, oppure che illustrano l’argomento insieme ad altri concetti (vedasi ad esempio il 5s), che però non hanno nulla a che vedere in misura diretta con il principio del miglioramento continuo di cui ti parlerò in questo articolo.

In particolare ti descriverò cosa significhi la parola Kaizen, le origini del metodo che ne deriva e i pilastri fondamentali che vengono utilizzati oggi dalle aziende per applicarlo.

Ti voglio far capire fin da ora però che il campo di applicazione del metodo Kaizen non è limitato solo al mondo del lavoro. Ciascuno di noi può farne uso in maniera molto efficace per migliorare la propria vita.

In questo articolo, a parte di occuparmi di cosa sia il metodo Kaizen e quali origini abbia, tratterò di conseguenza anche come lo si possa applicare nella propria vita per intraprendere un percorso di crescita personale, con risultati a dir poco sorprendenti.

Kaizen: le origini del metodo

metodo kaizen

Il termine KAIZEN deriva dal giapponese e risulta composto di due parole:

  • KAI, che significa cambiamento, miglioramento;
  • ZEN che indica il concetto di buono, migliore.

Il termine è stato coniato da Masaaki Imai alla fine degli anni ottanta del novecento per indicare il modello di business legato all’industria nipponica, in particolare con riferimento alla Toyota.

Nel linguaggio di tutti i giorni si suole parlare di miglioramento continuo. L’ideatore dei principi alla base del metodo Kaizen è il sig. William Edward Deming: ingegnere, saggista, docente e consulente aziendale.

Dal punto di vista cronologico Deming ideò il metodo nel tentativo di migliorare la produzione delle fabbriche belliche negli Stati Uniti durante la seconda guerra mondiale, perfezionandolo nel dopoguerra durante la sua permanenza in Giappone.

Vediamo un po’ di storia riguardo a quanto appena detto.

Le storia del metodo Kaizen

Il metodo del miglioramento continuo nasce durante la seconda guerra mondiale negli USA all’interno del Training Within Industry (WTI), ovvero formazione condotta a livello industriale nel campo bellico.

Invece di incoraggiare grandi cambiamenti radicali per raggiungere i risultati preposti, si cominciò a suggerire, e il sig. Deming ne fu il portavoce, di introdurre dei piccoli miglioramenti, che potessero essere implementati in maniera rapida e indolore, anche nell’arco del giorno stesso.

La ragione principale alla base di questo era che durante la seconda guerra mondiale non c’erano né tempo né risorse per la grande innovazione nel campo dell’equipaggiamento militare. Si preferì quindi lavorare sul miglioramento delle tecnologie già esistenti.

Come parte del piano Marshall dopo la seconda guerra mondiale, le forze di occupazione americane portarono degli esperti incaricati di ricostruire l’industria nipponica; si deve proprio al loro contributo che nacque e si diffuse anche in Giappone la filosofia del miglioramento continuo.

Il Dr. Deming, portavoce di questa filosofia, fu premiato nel 1960 dall’imperatore del Giappone in persona per aver ideato, introdotto e implementato il metodo Kaizen nella nazione, onorificenza dal nome di Order of the Sacred Treasure.

Da allora, la Japanese Union of Scientists and Engineers (JUSE) instituì un premio annuale, in nome dello stesso Deming, dedicato a coloro che si distinguessero per i miglioramenti di processo e di qualità della produzione.kaizen miglioramento continuo

Tirando le somme, il metodo Kaizen fu praticato per la prima volta nel Giappone del secondo dopoguerra, sotto l’influenza in parte dai modelli di business americano, e in maggior misura dal modello automobilistico giapponese della casa Toyota.

Il termine Kaizen venne alla luce solo nel 1985 per opera del già citato Masaaki Imai nel suo primo libro dal titolo: “Kaizen: Japanese spirit of improvement“. Il signor Imai inoltre nel 1997 ha proposto un’evoluzione del Kaizen nel libro: “Gemba Kaizen: a commonsense, low-cost approach to management“.

Gemba sta a significare in parole semplici il posto dove il prodotto è effettivamente realizzato, per esempio la linea di montaggio di una fabbrica.

Al giorno d’oggi, le aziende di tutto il mondo utilizzano la filosofia Kaizen per migliorare la produttività, la velocità, la qualità e il profitto del lavoro, minimizzando i costi, i tempi e gli sforzi necessari per i risultati desiderati.

Ora che ti ho illustrato le origini del metodo, andiamo a vedere in cosa consiste effettivamente il miglioramento continuo.

Metodo Kaizen: i concetti principali del miglioramento continuo

In questo paragrafo ti illustrerò più da vicino quelli che sono i capisaldi della filosofia Kaizen. Capirai in questo modo perché il miglioramento continuo ha avuto così successo e sia ancora oggi largamente utilizzato.

Partirò dal concetto fino ad arrivare all’applicazione concreta del metodo.

Miglioramento continuo a piccoli passi

Ti ho già detto che Kaizen sta a indicare miglioramento continuo. Alcuni sono soliti dare una definizione più precisa: miglioramento continuo a piccoli passi, o lento miglioramento continuo.

Questo concetto è di fondamentale importanza per capire il metodo Kaizen fino in fondo. Fare grandi cambiamenti, si tratti di un’azienda o di te stesso, comporta grande dispendio di tempo, energie e denaro. Inoltre aumenta il rischio di fallimento.

Attraverso piccoli progressi invece, anche di livello impercettibile, si può fare davvero la differenza. Quando il Dr. Deming fu incaricato di risanare la devastata economia giapponese non si recò dai capi delle aziende chiedendo un progetto risolutivo.

Bensì, indirizzò le sue domande all’umile lavoratore, chiedendo ogni giorno come si potesse migliorare la situazione di un piccolo dettaglio del proprio lavoro. Fu la somma di questi piccoli dettagli a fare la differenza, il continuo accumulo incrementale di piccole soluzioni contribuì alla rinascita dell’economia nipponica.

Il ciclo di Deming o ciclo PDCA

kaizen metodo

Il metodo Kaizen si basa sul cosiddetto ciclo di Deming o ciclo PDCA. Vediamo di cosa si tratta. L’acronimo PDCA sta a indicare:

  • Plan: la fase di pianificazione consiste nel verificare la situazione attuale di un determinato processo e cercare di capire come questo possa essere migliorato. Si parte dallo stabilire quali risultati si vogliano ottenere e ovviamente si cerca di applicare dei cambiamenti leggeri;
  • Do: in questa fase viene applicato quanto pianificato nella fase precedente. Si applicano dei piccoli cambiamenti e si verifica, attraverso la raccolta dati, l’efficacia di questi;
  • Check: si analizzano quindi i dati raccolti, paragonandoli ai risultati previsti per vedere se quanto pianificato è in linea con la realtà delle cose. Un esempio di test che si può condurre è la Gap Analysis;
  • Act: se nella fase di controllo (check) si è verificato che quello che è stato implementato risulta essere un miglioramento rispetto agli standard precedenti, allora questo diventa il nuovo standard per la successiva produzione. Se così non fosse, bisogna allora studiare meglio la situazione per proporre in futuro altri possibili miglioramenti.

Nel caso in cui durante la pianificazione venga proposta una soluzione che poi non si riveli efficace, si può reiterare il ciclo PDCA proponendo una correzione della precedente. Si itera il ciclo fin quando non si trova la soluzione al problema.

Campi di applicazione del metodo Kaizen

Il metodo Kaizen si concretizza andando a lavorare sui seguenti aspetti:

  • Eliminazione degli sprechi: attraverso la sistematica ricerca di soluzioni migliori si vanno a ridurre tutte le possibili fonti di spreco all’interno di ogni processo;
  • Standardizzazione: una delle maniere per rendere i processi più efficienti è la standardizzazione. Ciò coinvolge vari ambiti del lavoro: dalle procedure, all’equipaggiamento, ai tempi necessari per compiere una certa attività;
  • Semplificazione: molto spesso la maniera più semplice per migliorare è semplificare. Attraverso la semplificazione si richiede un minore livello di addestramento del personale e si riducono anche le possibilità di errore;
  • Coinvolgimento dei lavoratori: il metodo Kaizen va a fare molto leva sul coinvolgimento dei lavoratori. Si possono ad esempio introdurre premi in denaro per coloro che propongono idee che poi si rivelano efficaci. Molte multinazionali hanno oggi questa metodologia di approccio al lavoro.

La filosofia Kaizen applicata al miglioramento personale

Quanto ti ho detto finora riguardo al metodo Kaizen si riferisce alla genesi di questa filosofia, ovvero quello per cui è stato concepito a partire dalla seconda guerra mondiale: rendere più efficiente qualsiasi processo attraverso il miglioramento continuo.

Tuttavia, la filosofia Kaizen trova una profonda e naturale applicazione anche nell’ambito del miglioramento personale. Vediamo di chiarire il concetto.

Kaizen e cambiamento

La base di tutto, e di questo sono fermamente convinto, è che il successo si origini dal cambiamento.

Cosa ti spinge a cambiare? La volontà di migliorare e risolvere i problemi che hai nella tua vita.

Come disse il Dr. Robert Maurer, grande sostenitore della filosofia Kaizen:

Il successo, in qualsiasi campo della tua vita, è il risultato di come collezioni i tuoi minuti. Un grande obiettivo potrà essere raggiunto solo grazie a migliaia di piccole e frequenti vittorie.

Sono le piccole vittorie di ogni giorno a darti la forza di continuare e ti fanno rimanere concentrato sui tuoi obiettivi.

La verità è questa: porsi degli obiettivi troppo grandi o stravolgere la tua vita in maniera troppo radicale genera in te un senso di paura, ti fa temere di non riuscire nell’intento, qualsiasi risultato tu voglia ottenere. Ma se questi obiettivi vengono suddivisi in compiti più piccoli e più semplici la strada che ti troverai di fronte semplicemente sembrerà meno ripida.

Tutti i tuoi successi sono il risultato di piccole azioni perpetrate nel tempo. Se la tua relazione sta andando bene, ad esempio, è perché ogni giorno compi dei piccoli gesti nei confronti del tuo partner. Il sentimento che questa persona prova nei tuoi confronti è il risultato incrementale di una serie di piccole azioni perpetrate per un determinato periodo di tempo.

L’amore, come qualsiasi altra passione, non è qualcosa che funziona in maniera “on/off”. Richiede tempo per evolversi e si accresce ogni giorno grazie a piccoli, semplici, ma importanti gesti.

Proprio in questa chiave si inserisce il metodo Kaizen: introduci nella tua vita piccoli cambiamenti. Lì per lì ti sembreranno irrilevanti, ma se rimani coerente con questi per un periodo sufficientemente lungo, un giorno ti guarderai indietro e rimarrai sbalordito da quanta strada avrai fatto.

Come applicare in concreto il Kaizen al miglioramento personale

Vediamo allora di analizzare come si possa applicare concretamente il metodo Kaizen al tuo miglioramento personale.

Di seguito ti illustrerò un processo lineare per implementare il miglioramento continuo nella tua vita. Vediamolo passo per passo:

  1. Decidi quello che vuoi diventare: il primo passo per introdurre il Kaizen nella tua vita è decidere quali siano i tuoi obiettivi. Ora non dico che questo sia semplice, anzi. Se sei tra coloro che si trovano indecisi sulla via da percorrere, ho scritto un articolo completo sull’argomento intitolato Cosa fare nella vita: come trovare la propria strada. Ti darà di sicuro le dritte necessarie per intraprendere il tuo percorso di vita. Decidere i tuoi obiettivi è la base per ogni forma di crescita e miglioramento personale. Conoscere i tuoi obiettivi, ovvero ciò che ti può rendere felice, significa sapere in quali aree lavorare per raggiungerli. Vedi anche Obiettivi smart: significato, esempi e consigli avanzati;
  2. Tra tutti i tuoi obiettivi scegline uno solo: una volta che avrai messo nero su bianco i tuoi obiettivi, dovrai andare a selezionarne uno solo. Lo so, anche questo non è semplice, ma il metodo Kaizen è stato ideato e funziona al meglio lavorando su di un campo della tua vita alla volta. Scegli ad esempio l’obiettivo che, se realizzato, comporterebbe i maggiori benefici. Avrai tempo sicuramente in futuro per lavorare in altri ambiti della tua vita;
  3. Scrivi una lista dei motivi per cui questo obiettivo non è già parte della tua realtà: una volta scelto l’obiettivo su cui lavorare, è tempo di fare una lista dei motivi per cui quest’ultimo non è stato ancora raggiunto. Quali sono gli ostacoli che stai incontrando? Puoi partire dal più piccolo di questi, cercando di rimuoverli uno ad uno. Se non sai qual è la causa che ti sta fermando puoi ragionare facendo un ragionamento a ritroso. Mi spiegherò a tal proposito con un esempio. Supponiamo che ti sia posto come obiettivo quello di perdere peso. Perché questo obiettivo non è già parte della tua realtà? Potresti rispondere ad esempio che ultimamente non hai avuto le forze per fare sport alla fine della giornata perché a quell’ora sei stanco e la tua forza di volontà è molto bassa. In tal caso una soluzione potrebbe essere quella di svegliarti la mattina prima e allenarti quando sei nel pieno delle tue energie.

Ci tengo a precisare che proporre una soluzione per un obiettivo non ti fa assolutamente raggiungere il risultato. Una volta capito come agire dovrai restare fedele a quanto ti sei promesso e lavorare con costanza per raggiungere l’obiettivo. Ovviamente i tempi necessari variano da caso in caso e da persona a persona.

Tornando all’esempio della perdita di peso, potresti ad esempio porti come obiettivo di perdere 4 chili in un mese. L’entità di quanto vuoi perdere peso deve essere commisurata al tuo stato iniziale e alla quantità di lavoro che vuoi buttare dentro in questo mese di lavoro.

Gli effetti prodigiosi del metodo Kaizen sulla tua vita

Non manca che illustrare quali siano i benefici che puoi ottenere applicando la filosofia kaizen alla tua vita. Vediamo i 4 principali:

  1. Allena la tua mente: attraverso il sistematico utilizzo della filosofia kaizen nella tua vita allenerai la tua mente al successo. Sarai sempre proiettato verso il prossimo passo con la voglia di migliorare continuamente;
  2. Ti dà il tempo necessario per sviluppare nuove skill: basandosi sull’introduzione di piccoli, lenti miglioramenti nella tua vita, il metodo kaizen ti concede il tempo necessario per sviluppare le abilità di cui hai bisogno per fare il salto di qualità. Migliorare richiede tempo e lavoro costante. Sono le piccole ma frequenti dosi di impegno che fanno la differenza a lungo andare;
  3. Elimina il senso di blocco che hai di fronte ai grandi obiettivi: andando a introdurre piccoli e graduali miglioramenti nella tua vita, non proverai quel senso di blocco che accade quando ti trovi a fronteggiare le grandi sfide. Un passetto alla volta, senza causare troppo sforzo e stress;
  4. Ti mette nell’ottica di avere uno scopo: scegliendo di volta in volta l’aspetto della vita su cui lavorare, ti sentirai proprio immerso nel tuo percorso verso il successo e la felicità. Inquadrerai ogni piccolo passo che compirai in un’ottica molto più ampia, assumendo così ancora più importanza e significato.

Bene, per questo articolo sul metodo kaizen è tutto. Prova anche tu a introdurre la filosofia del miglioramento continuo nella vita, son sicuro che i risultati che otterrai saranno sbalorditivi!

Per altri articoli legati all’argomento ti rimando alla sezione Produttività del nostro blog Carica Vincente. Ti invito anche a seguire le nostre pagine Facebook e Instagram, dove ogni giorno vengono pubblicate frasi motivazionali, che ti protranno aiutare nel tuo percorso di crescita personale.

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