Se nel corso del tuo cammino di studio, di lavoro o di crescita personale ti sei imbattuto in questo termine e vorresti sapere di più sul metodo Kaizen in generale, ti trovi proprio nel posto giusto.
Ho trovato nel web, soprattutto nel mondo italiano, articoli che presentano informazioni parziali a riguardo, oppure che illustrano l’argomento insieme ad altri concetti (vedasi ad esempio il 5s), che però non hanno nulla a che vedere in misura diretta con il principio del miglioramento continuo di cui ti parlerò in questo articolo.
In particolare, ti descriverò cosa significhi la parola Kaizen, le origini del metodo che ne deriva e i suoi pilastri fondamentali, ovvero quelli che vengono utilizzati oggi dalle aziende per applicarlo.
Ti voglio far capire fin da ora però che il campo di applicazione del metodo Kaizen non è limitato solo al mondo del lavoro. Ciascuno di noi può farne uso in maniera molto efficace per migliorare la propria vita.
In questo articolo, a parte di occuparmi di cosa sia il metodo Kaizen e quali origini abbia, tratterò di conseguenza anche come lo si possa applicare alla propria vita per intraprendere un percorso di crescita personale, con risultati a dir poco sorprendenti.
Indice
Kaizen: le origini del metodo
Il termine KAIZEN deriva dal giapponese e risulta composto di due parole:
- KAI, che significa cambiamento, miglioramento;
- ZEN che indica il concetto di buono, migliore.
Il termine è stato coniato da Masaaki Imai alla fine degli anni ottanta del novecento per indicare il modello di business legato all’industria nipponica, in particolare con riferimento alla Toyota.
Nel linguaggio di tutti i giorni si suole parlare di miglioramento continuo. L’ideatore dei principi alla base del metodo Kaizen è il sig. William Edward Deming: ingegnere, saggista, docente e consulente aziendale.
Volendone dare un inquadramento storico, Deming ideò il metodo nel tentativo di migliorare la produzione delle fabbriche belliche negli Stati Uniti durante la seconda guerra mondiale, perfezionandolo nel dopoguerra durante la sua permanenza in Giappone.
Vediamo un po’ di storia riguardo a quanto appena detto.
Le storia del metodo Kaizen
Il metodo Kaizen nacque durante la seconda guerra mondiale negli USA all’interno del Training Within Industry (WTI), ovvero un programma creato dal dipartimento della guerra statunitense con lo scopo di offrire servizi di consulenze e formazione condotta a livello industriale nel campo bellico.
I portavoci della filosofia Kaizen, tra cui il sig. Deming ne era un personaggio di spicco, sostenevano che, invece di incoraggiare dei grandi cambiamenti strutturali per raggiungere i risultati preposti, era preferibile introdurre dei piccoli miglioramenti, che potessero essere implementati in maniera rapida e indolore, anche nell’arco del giorno stesso.
La ragione principale alla base di questo era che durante la seconda guerra mondiale non c’erano né il tempo né le risorse necessarie ad una grande innovazione nel campo dell’equipaggiamento militare. Si preferì quindi lavorare sul miglioramento delle tecnologie già esistenti.
Successivamente, come parte del piano Marshall dopo la seconda guerra mondiale, le forze di occupazione americane portarono degli esperti incaricati di ricostruire l’industria nipponica; proprio grazie al loro contributo, nacque e si diffuse anche in Giappone la filosofia del miglioramento continuo.
Il Dr. Deming, portavoce di questa filosofia, fu premiato nel 1960 dall’imperatore del Giappone in persona per aver ideato, introdotto e implementato il metodo Kaizen nella nazione, onorificenza dal nome di Order of the Sacred Treasure.
Da allora, la Japanese Union of Scientists and Engineers (JUSE) istituì un premio annuale, in nome dello stesso Deming, dedicato a coloro che si distinguessero per i miglioramenti di processo e della qualità della produzione.
Tirando le somme, il metodo Kaizen fu praticato per la prima volta nel Giappone del secondo dopoguerra, sotto l’influenza in parte dai modelli di business americano, e in maggior misura dal modello automobilistico giapponese della casa Toyota.
Il termine Kaizen venne alla luce solo nel 1985 per opera del già citato Masaaki Imai nel suo primo libro dal titolo: “Kaizen: Japanese spirit of improvement“. Il signor Imai, inoltre, propose un’evoluzione del Kaizen nel libro del 1997: “Gemba Kaizen: a commonsense, low-cost approach to management“.
Gemba sta a significare in parole semplici il posto dove il prodotto è effettivamente realizzato, per esempio la linea di montaggio di una fabbrica.
Al giorno d’oggi, le aziende di tutto il mondo utilizzano il metodo Kaizen per migliorare la produttività, la velocità, la qualità e il profitto del lavoro, minimizzando i costi, i tempi e gli sforzi necessari per i risultati desiderati.
Ora che ti ho illustrato le origini del metodo, andiamo a vedere in cosa consiste effettivamente il miglioramento continuo.
Metodo Kaizen: i concetti principali del miglioramento continuo
In questo paragrafo ti illustrerò più da vicino quelli che sono i capisaldi del metodo Kaizen. Capirai in questo modo perché il miglioramento continuo ha avuto così successo e sia ancora oggi largamente utilizzato nei giorni nostri.
Partirò dal concetto fino ad arrivare all’applicazione concreta del metodo.
Miglioramento continuo a piccoli passi
Ti ho già detto che Kaizen sta a indicare miglioramento continuo. Alcuni sono soliti darne una definizione più precisa: miglioramento continuo a piccoli passi, o lento miglioramento continuo.
Questo concetto è di fondamentale importanza per capire il metodo Kaizen fino in fondo. Fare grandi cambiamenti, si tratti di un’azienda o di te stesso, comporta in generale un grande dispendio di tempo, energie e denaro. Inoltre, aumenta il rischio di fallimento.
Attraverso piccoli progressi invece, anche di livello impercettibile, si può fare davvero la differenza. Quando il Dr. Deming fu incaricato di risanare la devastata economia giapponese non si recò dai capi delle aziende chiedendo un progetto risolutivo.
Bensì, indirizzò le sue domande all’umile lavoratore, chiedendo ogni giorno come si potesse migliorare la situazione di un piccolo dettaglio del suo lavoro. Fu la somma di questi piccoli dettagli a fare la differenza, il continuo accumulo incrementale di piccole soluzioni contribuì alla rinascita dell’economia nipponica.
Il ciclo di Deming o ciclo PDCA
Il metodo Kaizen si basa sul cosiddetto ciclo di Deming o ciclo PDCA. Vediamo di cosa si tratta. L’acronimo PDCA sta a indicare:
- Plan: la fase di pianificazione consiste nel verificare la situazione attuale di un determinato processo e cercare di capire come questo possa essere migliorato. Si parte dallo stabilire quali risultati si vogliano ottenere e ovviamente si cerca di applicare dei cambiamenti leggeri;
- Do: in questa fase viene applicato quanto pianificato nella fase precedente. Si applicano delle piccole modifiche e si verifica, attraverso la raccolta dei dati, la loro efficacia;
- Check: si analizzano quindi i dati raccolti, paragonandoli ai risultati previsti, per vedere se i miglioramenti ottenuti sono in linea con quanto pianificato. Un esempio di test che si può condurre è la Gap Analysis;
- Act: se nella fase di controllo (check) si è verificato che ciò che è stato implementato risulta essere un miglioramento rispetto agli standard precedenti, allora questo diventa il nuovo standard per la successiva produzione. Se così non fosse, bisogna allora studiare meglio la situazione per proporre in futuro altri possibili miglioramenti.
Nel caso in cui durante la pianificazione venga proposta una soluzione che poi non si riveli efficace, si può reiterare il ciclo PDCA proponendo una correzione della precedente. Si ripete il ciclo fin quando non si trova la soluzione al problema.
Campi di applicazione del metodo Kaizen
Il metodo Kaizen trova un’applicazione concreta sui seguenti aspetti del lavoro:
- Eliminazione degli sprechi: attraverso la sistematica ricerca di soluzioni migliori si vanno a ridurre tutte le possibili fonti di spreco all’interno di ogni processo;
- Standardizzazione: una delle maniere per rendere i processi più efficienti è la standardizzazione. Ciò coinvolge vari ambiti del lavoro: dalle procedure, all’equipaggiamento, ai tempi necessari per compiere una certa attività;
- Semplificazione: molto spesso la maniera più semplice per migliorare è semplificare. Attraverso la semplificazione, si richiede un minore livello di addestramento del personale e si riducono anche le possibilità di errore;
- Coinvolgimento dei lavoratori: il metodo Kaizen va a fare leva sul coinvolgimento dei lavoratori. Si possono ad esempio introdurre premi in denaro per coloro che propongono idee che poi si rivelano le più efficaci. Molte multinazionali hanno oggi questa metodologia di approccio al lavoro.
La filosofia Kaizen applicata al miglioramento personale
Quanto ti ho detto finora riguardo al metodo Kaizen si riferisce alla genesi di questa filosofia, ovvero allo scopo per cui è stato concepito a partire dalla seconda guerra mondiale: rendere più efficiente qualsiasi processo attraverso il miglioramento continuo.
Tuttavia, la filosofia Kaizen trova una profonda e naturale applicazione anche nell’ambito del miglioramento personale. Te ne parlerò più approfonditamente nel prosieguo della trattazione.
Kaizen e cambiamento
La base di tutto, e di questo sono fermamente convinto, è che il successo si origini dal cambiamento.
Cosa ti spinge a cambiare? La volontà di migliorare e risolvere i problemi che hai nella tua vita.
Come disse il Dr. Robert Maurer, grande sostenitore della filosofia Kaizen:
Il successo, in qualsiasi campo della tua vita, è il risultato di come collezioni i tuoi minuti. Un grande obiettivo potrà essere raggiunto solo grazie a migliaia di piccole e frequenti vittorie.
Sono le piccole vittorie di ogni giorno a darti la forza di continuare e che ti fanno rimanere concentrato sui tuoi obiettivi.
La verità è questa: porsi degli obiettivi troppo grandi o stravolgere la tua vita in maniera troppo radicale genera in te un senso di paura, ti fa temere di non riuscire nell’intento, qualsiasi risultato tu voglia ottenere. Ma se questi obiettivi vengono suddivisi in compiti più piccoli e più semplici, la strada che ti troverai di fronte semplicemente sembrerà meno ripida.
Tutti i tuoi successi sono il risultato di piccole azioni perpetrate nel tempo. Se la tua relazione sta andando bene, ad esempio, è perché ogni giorno compi dei piccoli gesti per il tuo partner. Il sentimento che questa persona prova nei tuoi confronti è il risultato incrementale di una serie di piccole azioni, gesti ed emozioni generate nel corso del tempo.
L’amore, come qualsiasi altra passione, non è qualcosa che funziona in maniera “on/off”. Richiede tempo per evolversi e si accresce ogni giorno grazie a piccoli, semplici, ma importanti gesti.
Proprio in questa chiave si inserisce il metodo Kaizen: introduci nella tua vita piccoli cambiamenti. Lì per lì ti sembreranno irrilevanti, ma se rimani coerente a questi per un periodo sufficientemente lungo, un giorno ti guarderai indietro e rimarrai sbalordito da quanta strada avrai fatto.
Come applicare in concreto il Kaizen al miglioramento personale
Vediamo allora di analizzare come si possa applicare concretamente il metodo Kaizen al tuo miglioramento personale.
Di seguito ti illustrerò un processo lineare per implementare il miglioramento continuo nella tua vita. Vediamolo passo per passo:
- Decidi quello che vuoi diventare: il primo passo per introdurre il Kaizen nella tua vita è decidere quali siano i tuoi obiettivi. Ora, non dico che questo sia semplice, anzi. Se sei tra coloro che si trovano indecisi sulla via da percorrere, ti consiglio un articolo completo sull’argomento Cosa fare nella vita. Ti darà di sicuro le dritte necessarie per intraprendere il tuo percorso di vita. Decidere i tuoi obiettivi è la base per ogni forma di crescita e miglioramento personale. Conoscere i tuoi traguardi, ovvero ciò che ti può rendere felice, significa sapere in quali aree lavorare per raggiungerli;
- Tra tutti i tuoi obiettivi scegline uno solo: una volta che avrai messo nero su bianco i tuoi obiettivi, dovrai andare a selezionarne uno solo. Lo so, anche questo non è semplice, ma il metodo Kaizen è stato ideato e funziona al meglio lavorando su di un campo della tua vita alla volta. Scegli ad esempio l’obiettivo che, se realizzato, comporterebbe per te i maggiori benefici. Avrai tempo sicuramente in futuro per lavorare in altri ambiti della tua vita;
- Scrivi una lista dei motivi per cui questo obiettivo non è già parte della tua realtà: una volta scelto l’obiettivo su cui lavorare, è tempo di fare una lista dei motivi per cui quest’ultimo non è stato ancora raggiunto. Quali ostacoli stai incontrando? Puoi partire dal più piccolo di questi, cercando di rimuoverli uno ad uno. Se non sai qual è la causa che ti sta bloccando, puoi ragionare attraverso un ragionamento a ritroso. Mi spiegherò a tal proposito con un esempio. Supponiamo che ti sia posto come obiettivo quello di perdere peso. Per quali ragioni questo obiettivo non è già parte della tua realtà? Potresti rispondere ad esempio che ultimamente non hai avuto le forze per fare sport alla fine della giornata perché a quell’ora sei stanco e la tua forza di volontà è molto bassa. In tal caso, una soluzione potrebbe essere quella di svegliarti la mattina prima e allenarti quando sei nel pieno delle tue energie.
Ci tengo a precisare che proporre una soluzione per un obiettivo non ti fa assolutamente raggiungere il risultato. Una volta capito come agire dovrai restare fedele a quanto ti sei ripromesso e lavorare con costanza per raggiungere il tuo traguardo. Ovviamente, i tempi necessari variano da caso in caso e da persona a persona.
Tornando all’esempio della perdita di peso, potresti ad esempio porti come obiettivo di perdere 4 chili in un mese. L’entità di quanto vuoi perdere peso deve essere commisurata al tuo stato di forma iniziale e alla quantità di lavoro che vuoi buttare su quell’attività in relazione ad un mese di lavoro.
Gli effetti prodigiosi del metodo Kaizen sulla tua vita
Rimane solamente di illustrare quali siano i benefici che puoi ottenere applicando il metodo kaizen alla tua vita. Vediamo i 4 principali:
- Allena la tua mente: attraverso il sistematico utilizzo della filosofia kaizen nella tua vita allenerai la tua mente al successo. Sarai sempre proiettato verso il prossimo passo con la voglia di migliorare continuamente;
- Ti dà il tempo necessario per sviluppare nuove skill: basandosi sull’introduzione di piccoli, lenti miglioramenti nella tua vita, il metodo kaizen ti concede il tempo necessario per sviluppare le abilità di cui hai bisogno per fare quel salto di qualità di cui hai bisogno. Migliorare richiede tempo e lavoro costante. Sono le piccole ma frequenti dosi di impegno che fanno la differenza nel lungo periodo;
- Elimina il senso di blocco che hai di fronte ai grandi obiettivi: andando a introdurre piccoli e graduali miglioramenti nella tua vita, non proverai quel senso di blocco che si verifica quando ti trovi a fronteggiare delle grandi sfide. Un passetto alla volta, senza causare troppo sforzo e stress;
- Ti mette nell’ottica di avere uno scopo: scegliendo di volta in volta l’aspetto della vita su cui lavorare, ti sentirai immerso nel tuo percorso verso il successo e la felicità. Inquadrerai ogni piccolo passo che compirai in un’ottica molto più ampia, e per questo assumerà ancora più importanza e significato.
Bene, per questo articolo sul metodo kaizen è tutto. Prova anche tu a introdurre la filosofia del miglioramento continuo nella vita, son sicuro che i risultati che otterrai saranno sbalorditivi!
Per altri articoli legati all’argomento ti rimando alla sezione Produttività del nostro blog Carica Vincente. Per consigli inerenti ad una buona produttività personale, ti rimando inoltre al mio ebook Produttività Zen.
- Gestisci e controlla i tuoi impegni al massimo
- Migliora le tue capacità di concentrazione
- Vinci definitivamente la procrastinazione
- Diventa finalmente superproduttivo
- Assumi una mentalità di successo
