Legge di Pareto: come applicarla alla tua produttività

legge di pareto
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Cos’è la legge di pareto? E come applicarne i principi nell’ambito della gestione del tempo?

Oggi ti voglio parlare di una tra le leggi che ha un profondo impatto sui campi più disparati della tua vita. Si tratta di un principio generale che può essere applicato con efficacia in molti ambiti del business ma in questo articolo mi concentrerò su come utilizzare l’analisi di pareto per essere più produttivi nella vita di ogni giorno.

Si sa, la lista delle incombenze non finisce mai: in tal senso la legge di pareto ti offre un criterio di scelta per selezionare quali attività fare per prime.

Per prima cosa ti illustrerò cosa si intenda di preciso per concetti come legge di pareto, analisi di pareto o efficienza paretiana, per poi andare a vedere come applicare queste nozioni nella vita di ogni giorno. Ma prima ancora di procedere, scopri con questo test il tuo livello di produttività!

Scopri quanto sei produttivo!

Legge di Pareto: origini storiche

La formulazione della legge di Pareto così come la conosciamo oggi, nota anche come legge 80 20, si deve all’economista italiano Vilfredo Pareto, professore di economia politica in Svizzera.

Tale legge è stata descritta per la prima volta nel 1896, nel suo lavoro in due volumi pubblicato all’Università di Losanna, intitolato “Cours d’économie politique” (in lingua francese), nel quale sostanzialmente si dimostrava che a quei tempi circa l’80% delle terre in Italia era posseduto dal 20% della popolazione.

legge di pareto
Vilfredo Pareto

Da allora molti ne hanno parlato e il principio di pareto è studiato ed analizzato ancora oggi.

Ad esempio Richard Koch tratta di questo argomento nel suo libro 80/20. La formula vincente. nell’ambito delle vendite e del sales marketing. L’applicazione della legge di pareto non si limita solo al business, ma trova applicazione anche in altri ambiti. Se vuoi approfondire il tema della versatilità di tale legge ti consiglio di leggere il libro 20 applicazioni pratiche della teoria di Pareto di Albert Sobral.

Ora, in questo articolo tratterò il principio di Pareto dal punto di vista della gestione del tempo e dell’aumento della produttività. Di fronte alla moltitudine di cose da fare è importante selezionare un ordine con cui effettuarle. Altri strumenti ti possono aiutare in tal senso, come ad esempio alcune tecniche di prioritizzazione, tra le quali troviamo la Matrice di Eisenhower.

Ma vediamo quale può essere invece il contributo della legge di pareto per la tua produttività, cominciando col descrivere in maggior dettaglio in cosa consista questo principio.

Principio di Pareto: in cosa consiste?

Il principio di pareto in generale afferma che:

In molti casi, approssimativamente l’80 % degli effetti deriva dal 20 % delle cause

Vediamo alcune applicazioni pratiche in vari ambiti:

  • L’80 % della produzione proviene dal 20 % delle macchine
  • L’80 % dei risultati deriva dal 20 % delle cause
  • Il 20 % dei clienti genera l’80 % dei guadagni
  • Il 20 % dei prodotti genera l’80 % degli introiti
  • Il 20 % dei vestiti in un guardaroba sono usati l’80 % del tempo
  • Il 20 % degli utensili in una cassetta degli attrezzi sono usati per l’80 % dei compiti da svolgere
  • Il 20 % dell’uso dell’energia in casa è suscettibile di un risparmio dell’80 % in energia utilizzata

La Legge di Pareto nel caso della produttività

Il principio di Pareto applicato alla gestione del tempo recita come quanto segue:

Il 20 % delle attività che si svolgono generano l’80 % dei risultati

legge di pareto

Tra tutte le attività, vi saranno alcune che hanno importanza maggiore, quelle che secondo la teoria di Pareto rientrano in classe A, a discapito di altre meno importanti che sono classificate come classe B o C (vedi anche a tal proposito l’analisi ABC). In particolare, nella maggior parte dei casi, sarà possibile individuare un ristretto numero di attività che danno gran parte dei risultati.

Applicare il principio di Pareto alla gestione del tempo significa appunto privilegiare le attività chiave.

Ora, andare a individuare il 20 % delle attività che comportano l’80 % dei risultati è un processo che assume il nome appunto di Analisi di Pareto.

Mentre in ambiti come il marketing e le vendite è possibile fare degli studi quantitativi per andare a capire ad esempio come sia composto il 20 % dei clienti che genera l’80% di tutte le vendite (vedi in questo link come fare un’analisi di Pareto in Excel), per quanto riguarda il time management la situazione è più sottile.

Come decidere se un’attività ti permette di essere più produttivo piuttosto che un’altra? O per meglio dire, in base a quale criterio scegliere quali sono le attività importanti da privilegiare?

Come applicare la legge di Pareto alla gestione del tempo

Un processo imprescindibile per essere produttivo è quello della pianificazione.

principio di pareto

Ti ho descritto in altri articoli come si parta dalla scelta degli obiettivi, che derivano direttamente dalla tua visione, fino alla stesura di un elenco di attività da fare ogni settimana, che poi verranno collocate in un apposito calendario.

Ora, non mi dilungherò in questa sede a descriverti un’altra volta tutti i passaggi nel dettaglio. Qualora fossi interessato ad approfondire l’argomento ti consiglio di consultare questo articolo.

In questo caso ci concentreremo specificatamente sul tema della lista delle attività e di quali problemi possono insorgere in relazione alla gestione delle incombenze tramite questa/e lista/e.

Il problema principale della lista delle attività

Molto spesso organizzarsi la giornata si traduce nella pratica nell’elencare tutte le attività da svolgere, magari il giorno prima, e poi farle una dopo l’altra.

Ti ho già parlato dell’argomento, in particolare nell’articolo Agenda lavorativa: come organizzare l’agenda di lavoro tratto anche dei possibili software e calendari che ti possono aiutare in questo.

Il problema principale che deriva dalla lista delle attività è che si tende a trattare il 20 percento del lavoro che davvero importa allo stesso modo del restante 80 percento che spesso è delegabile o trascurabile, e che sicuramente ha meno importanza.

Di conseguenza, avere una semplice lista delle cose da fare ti obbliga a spendere nella stessa quantità il tuo tempo sia sulle cose importanti, che su quelle che non contano.

E questo risulta ancora vero anche se dai una priorità alle attività, magari col già citato strumento della Matrice di Eisenhower. Questo perché ci sono delle attività importanti, ma che al contempo richiederebbero un tale sforzo per essere completate che, alla fine dei conti non vale la pena di fare.

Vediamo allora come l’utilizzo delle legge di Pareto può aiutare a superare questo problema.

La necessità di considerare altri parametri

Quello che si può fare è raffinare la tua lista delle attività da fare andando a considerare dei parametri aggiuntivi, oltre a quello della priorità.

In particolare quello che ti consiglio è ragionare in termini di:

  • Priorità: intesa come urgenza nel fare una determinata cosa. Voglio farti notare che priorità non è sinonimo di importanza. Ci sono infatti delle cose che sebbene siano urgenti, potrebbero essere non importanti ai fini del raggiungimento dei tuoi scopi;
  • Sforzo: inteso come mole di lavoro necessaria per completare quel determinato compito. Lo puoi quantificare ad esempio con il tempo che richiede quel task, ma si possono considerare anche altri parametri, come l’intensità del compito, ovvero quanto è stancante per te;
  • Risultato: inteso come l’impatto positivo che ottieni completando quell’attività, sempre in relazione agli obiettivi che ti sei posto.

Ora che ti ho illustrato la teoria vediamo un esempio di lista delle attività in cui vengono considerati questi parametri aggiuntivi.

Legge di Pareto applicata ad un esempio concreto

Consideriamo il caso in cui tu debba scegliere quale fare per prima tra le seguenti attività:

  1. Fare il resoconto del viaggio di lavoro (sforzo = 10, risultato = 2, priorità = 5)
  2. Preparare una presentazione per il tuo manager (sforzo = 4, risultato = 4, priorità = 1)
  3. Chiamare un cliente per controllare quando verrà fatto il prossimo ordine (sforzo = 1, risultato = 10, priorità = 0,1)

Considerando la legge di Pareto e la combinazione di sforzo/risultato l’ordine delle attività da fare è la seguente: per prima la 3, poi la 2 e infine la 1. In questo modo, infatti, si sbrigano velocemente le attività che richiedono sforzo minore ma che danno un maggiore risultato, per poi andare a fare le altre.

diagramma di pareto

Come regola generale ti posso consigliare di fare per prime quelle attività il cui prodotto sforzo per risultato è il più basso. Ovviamente bisogna pur tenere di conto anche della priorità. In tal senso ti voglio fare una precisazione.

Mentre i parametri sforzo e risultato sono fissi, la priorità è un parametro mutevole nel tempo. Quello che non è urgente oggi potrebbe esserlo domani.

Attraverso una corretta pianificazione si deve fare in modo di ridurre o eliminare le attività con urgenza elevata, in modo da evitare di fare le cose all’ultimo momento.

Ora, sapere pianificare bene il proprio tempo significa anche prevedere e stimare i fattori di sforzo, risultato nel modo più fedele possibile alla realtà. Per fare questo ti puoi affidare alla tua esperienza passata o puoi chiedere ad altre persone che hanno già svolto quella attività, come per esempio a colleghi di lavoro.

Bene, per questo articolo sulla legge di Pareto è tutto. Ora hai tutti gli elementi necessari per applicare il principio di pareto alla tua gestione del tempo in modo da raggiungere anche tu l’efficienza paretiana!

Per approfondimenti in tema ti rimando al mio ebook, intitolato Produttività Zen. All’interno troverai tutte le tecniche di cui hai bisogno per portare la tua produttività al livello successivo. Trovi maggiori informazioni in merito su questa pagina.

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Un saluto e alla prossima!

Andrea
Andrea
Ciao! Mi chiamo Andrea e sono co-fondatore del progetto Carica Vincente. Mi piace occuparmi di molte cose differenti nella vita, in particolare sono appassionato e grande sostenitore del miglioramento continuo e della crescita personale. Sono autore degli e-book Ultramotivazione e Produttività Zen.

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