Legge di Pareto: come applicarla per la tua produttività

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La legge di pareto viene utilizzata ogni giorno nei campi più disparati. Si tratta di un principio generale che può essere applicato con efficacia in molti ambiti del business e in questo articolo ti descriverò come utilizzare in generale l’analisi di pareto per essere più produttivi nella vita.

Si sa, ogni giorno ti trovi sommerso da una montagna di cose da fare e risulta fondamentale andare a scegliere quali sono le più importanti.

La produttività non è data dal lavoro, ma da azioni efficaci cammuffate in lavoro

                                                                               Doug Firebaugh

Per prima cosa ti illustrerò cosa si intenda di preciso per concetti come legge di pareto, analisi di pareto o efficienza paretiana, per poi andare a vedere come applicare queste nozioni nella vita di ogni giorno.

L’origine della legge di Pareto

L’ideazione della legge di Pareto, nota anche come legge 80 20, si deve all’economista italiano Vilfredo Pareto. Tale legge è stata descritta per la prima volta nel 1896, nel lavoro in due volumi pubblicato all’Università di Losanna intitolato “Cours d’économie politique” (in lingua francese), nel quale sostanzialmente si dimostrava che circa l’80% delle terre in Italia era posseduto dal 20% della popolazione a quei tempi.

Da allora molti ne hanno parlato e il principio di pareto è studiato e analizzato ancora oggi.

Ad esempio Richard Koch ne parla nel suo libro 80/20. La formula vincente. Meno lavoro, meno fatica, più risultati, più successo nell’ambito delle vendite e del sales marketing.

L’applicazione della legge  di pareto non si limita solo al business, ma trova applicazioni negli ambiti più differenti. Se vuoi approfondire il tema della versatilità di tale legge ti consiglio di leggere il libro 20 applicazioni pratiche della teoria di Pareto: il miracolo de la moltiplicazione del tempo di Albert Sobral.

Ora, in questo articolo tratterò il principio di Pareto dal punto di vista della gestione del tempo e del miglioramento della produttività.

Di fronte alla moltitudine di cose da fare è importante dare un ordine di priorità a queste. Altri strumenti ti possono aiutare in tal senso, come ad esempio la Matrice di Eisenhower.

Vediamo però quale può essere il contributo della legge di pareto per la tua produttività, cominciando col descrivere in maggior dettaglio in cosa consista questo principio.

Principio di Pareto e relativa Analisi

Il principio di Pareto applicato alla gestione del tempo può essere riassunto dalla seguente immagine:

legge di pareto

Tra tutte le attività, vi saranno alcune di fondamentale importanza, quelle che secondo la teoria di Pareto rientrano in classe A, a discapito delle meno importanti che vanno in classe B o C (vedi anche a tal proposito l’analisi ABC). In particolare, nella maggior parte dei casi, sarà possibile individuare un ristretto numero di attività che danno gran parte dei risultati a fine giornata.

Applicare il principio di Pareto alla gestione del tempo significa appunto privilegiare le attività chiave.

Ora, andare a individuare il 20 % delle attività che comportano l’80 % dei risultati è un’altro paio di maniche. Il processo con cui si fa ciò è detto Analisi di Pareto.

Mentre in ambiti come il marketing e le vendite è possibile fare degli studi quantitativi per andare a capire ad esempio come sia composto il 20 % dei clienti che genera l’80% di tutte le vendite (vedi in questo link come fare un’analisi di Pareto in Excel), per quanto riguarda il time management la situazione è più sottile.

Cosa significa infatti che un’attività che svolgi genera risultati? O per meglio dire, in base a quale criterio scegliere quali sono le attività importanti che debbano essere privilegiate?

Legge di Pareto applicata al time management

Quando si parla di time management per prima cosa occorre passare per la pianificazione.

Ti ho descritto in altri articoli come si parta dalla scelta degli obiettivi, in base alla tua mission finale, fino alla stesura di un elenco di attività da fare ogni settimana, che poi verranno collocate in un apposito calendario.

Ora, non è scopo di questo articolo ripercorrere tutti questi passaggi. Se sei interessato ad approfondire l’argomento ti consiglio di consultare Time management: come ottimizzare la gestione del tempo.

In questa sede mi voglio concentrare specificatamente sulla lista delle cose da fare e sulle possibili problematiche che possono emergere quando vai a elencare le attività.

Il problema principale della lista delle attività

Molto spesso quello che accade nell’organizzare la giornata passa per l’elencare tutte le attività da svolgere e farle una dopo l’altra.

Ti ho già parlato dell’argomento, in particolare nell’articolo Agenda lavorativa: come organizzare l’agenda di lavoro tratto anche dei possibili software e calendari che ti possono aiutare in questo.

Il problema principale che della lista delle attività è che si tende a trattare il 20 percento del lavoro che davvero importa allo stesso modo dell’80 percento che è trascurabile, o almeno che ha meno importanza.

Di conseguenza, avere una semplice lista delle cose da fare ti obbliga a spendere tempo sulle cose che non contano.

E questo è ancor vero anche se dai una priorità alle attività, magari col già citato strumento della Matrice di Eisenhower. Questo perché ci sono delle attività importanti, ma che al contempo richiederebbero un tale sforzo per essere completate che, alla fine dei conti non vale la pena di fare.

Vediamo allora come l’utilizzo delle legge di Pareto può aiutare a superare questo problema.

La necessità di considerare altri parametri

Quello che si può fare è raffinare la tua lista delle attività da fare andando a considerare altri parametri.

In particolare quello che ti consiglio è ragionare in termini di:

  • Priorità: intesa come urgenza nel fare una determinata cosa. Voglio farti notare che priorità non è sinonimo di importanza. Ci sono infatti delle cose che sebbene siano urgenti, potrebbero essere non importanti ai fini del raggiungimento dei tuoi scopi;
  • Sforzo: inteso come mole di lavoro necessaria per completare quel determinato compito. Lo puoi quantificare ad esempio con il tempo che richiede quel task, ma si possono considerare anche altri parametri, come l’intensità del compito, ovvero quanto è stancante per te;
  • Risultato: inteso come l’impatto positivo che ottieni completando quell’attività, sempre in relazione agli obiettivi che ti sei posto.

Ora che ti ho illustrato la teoria vediamo un esempio di lista delle attività in cui vengono considerati questi parametri aggiuntivi.

Legge di Pareto applicata ad un esempio concreto

Consideriamo il caso in cui tu debba scegliere quale fare per prima tra le seguenti attività:

  1. Fare il resoconto del viaggio di lavoro (sforzo = 10, risultato = 2, priorità = 5)
  2. Preparare una presentazione per il tuo manager (sforzo = 4, risultato = 4, priorità = 1)
  3. Chiamare un cliente per controllare quando verrà fatto il prossimo ordine (sforzo = 1, risultato = 10, priorità = 0,1)

Considerando la legge di Pareto e la combinazione di sforzo/risultato l’ordine delle attività da fare è la seguente: per prima la 3, poi la 2 e infine la 1. In questo modo, infatti, si sbrigano velocemente le attività che richiedono sforzo minore ma che danno un maggiore risultato, per poi andare a fare le altre.

diagramma di pareto

Come regola generale ti posso consigliare di fare per prime quelle attività il cui prodotto sforzo per risultato è il più basso. Ovviamente bisogna pur tenere di conto della priorità. In tal senso ti voglio fare una precisazione.

Mentre i parametri sforzo e risultato sono fissi, la priorità è un parametro mutevole nel tempo. Quello che non è urgente oggi potrebbe esserlo domani.

Attraverso una corretta pianificazione si deve fare in modo di ridurre o eliminare le attività con urgenza elevata, in modo da evitare di fare le cose all’ultimo momento.

Ora, sapere pianificare bene il proprio tempo significa anche prevedere e stimare i fattori di sforzo, risultato in maniera più fedele possibile alla realtà. Per fare questo ti puoi affidare alla tua esperienza passata o puoi chiedere ad altre persone che hanno già svolto quella attività, come ad esempio colleghi di lavoro.

Bene, per questo articolo sulla legge di Pareto è tutto. Ora hai tutti gli elementi necessari per applicare il principio di pareto al tuo time management in modo da raggiungere anche tu l’efficienza paretiana!

Per altri articoli legati a temi inerenti, ti consiglio di visitare la sezione produttività del nostro blog Carica Vincente.

Un saluto e alla prossima!

Legge di Pareto: come applicarla per la tua produttività
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