Matrice di Eisenhower: uno strumento efficace per gestire le priorità

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Nell’ambito dell’ottimizzazione del tuo tempo e dell’aumento della produttività, la matrice di Eisenhower rappresenta uno degli strumenti utilizzati per dare una priorità ai vari compiti da svolgere, permettendoti di eliminare le attività superflue e al contempo di aumentare il tuo grado di efficacia.

Nella società di oggi, infatti, siamo sempre più oberati da attività da fare ed è per questo importante riuscire a distinguere le cose importanti da quelle non importanti e quelle urgenti da quelle che non lo sono. Proprio su questo principio si basa la matrice di Eisenhower: ti illustrerò i suoi principi nel corso di questo articolo.

Per altri contenuti sull’argomento ti rimando alla nostra sezione Produttività, dove ad esempio potrai trovare articoli relativi a:

Matrice di Eisenhower

La matrice di Eisenhower deve il suo nome al 34° presidente degli Stati Uniti Dwight D. Eisenhower, che fu in carica dal 1953 fino al 1961.

Prima di diventare presidente, egli fu generale nell’armata statunitense fino a divenire comandante supremo della NATO. Durante la sua carriera Dwight dovette prendere continuamente decisioni difficili in relazione a quale compito focalizzarsi ogni giorno, che lo portarono a ideare il prezioso strumento di cui parliamo in questo articolo.

La fondamentale differenza tra urgente e importante

La matrice di Eisenhower fu resa celebre dall’esperto di business Stephen Covey nel suo libro “The 7 Habits of Highly Effective People“. In questo libro l’autore ha creato una matrice decisionale che ci aiuta a distinguere tra attività urgenti e/o importanti.

Possiamo quindi individuare quattro quadranti in cui i compiti sono così descritti:

  1. Urgente/Importante;
  2. Non Urgente/Importante;
  3. Urgente/Non Importante;
  4. Non Urgente/Non Importante.

Andiamo per prima cosa a chiarire cosa si intenda per questi due concetti:

  • Importante: si riferisce ad un compito che contribuisce a realizzare i nostri obiettivi a lungo termine e in ultima istanza la nostra missione. Quando ci concentriamo sulle attività importanti stiamo operando in modo responsabile, e questo ci trasmette uno stato di calma e apertura alle nuove opportunità;
  • Urgente: si riferisce ad un compito che richiede immediata attenzione. Si tratta di compiti da svolgere ora e che ci mettono in uno stato reattivo.

Si tratta di una distinzione piuttosto intuitiva, tuttavia in molti cadono nell’inganno e credono che tutte le attività urgenti siano anche importanti. Invece come diceva lo stesso Eisenhower:

Quello che è importante è raramente urgente e quello che è urgente è raramente importante.

Un’altra distinzione che si può fare è la seguente:

  • Il fatto che le attività siano urgenti è oggettivo, ovvero non dipende da persona a persona;
  • L’importanza di una attività è un fatto invece puramente soggettivo. Ogni persona infatti ha diversi obiettivi nella vita e quello che è importante per alcuni può non esserlo per altri.

Di seguito è la illustrata la Matrice di Eisenhower con la suddivisione dei quattro tipi di attività che possiamo avere.

matrice di eisenhower

Andiamo ad analizzare ciascuna tipologia singolarmente.

Primo quadrante: Compiti Urgenti e Importanti

Il primo quadrante racchiude i compiti sia urgenti che importanti. Sono quindi attività che richiedono la nostra immediata attenzione e sono anche finalizzate al raggiungimento dei nostri obiettivi.

Nel primo quadrante tipicamente rientrano tutte le questioni concernenti crisi, problemi e scadenze.

Di seguito una lista dei possibili casi:

  • La macchina si ferma e non parte più;
  • Scadenza delle bollette e delle tasse;
  • Documenti da preparare aventi una scadenza;
  • Problemi di salute improvvisi che ti riguardano (infarto, ictus ecc..);
  • Alcune email, come ad esempio quelle che riguardano offerte di lavoro e similari;
  • Tua moglie sta per avere un bambino;
  • Vieni chiamato dal preside della scuola che ti chiede di venire per discutere del comportamento di tuo figlio.

Trascurando i problemi improvvisi, tutte le altre attività possono essere ottimizzate e anche eliminate da questo quadrante attraverso un processo di pianificazione.

Ad esempio, per i documenti con scadenza, invece di ridursi a prepararli all’ultimo secondo, ti consiglio di pianificarne la preparazione di modo che le attività che ne derivano vadano a rientrare nel secondo quadrante, di cui parleremo tra poco.

Secondo quadrante: Compiti Non Urgenti ma Importanti

Nel secondo quadrante rientrano i compiti non urgenti ma importanti ai fini della realizzazione dei tuoi obiettivi personali, scolastici e lavorativi, necessari all’adempimento della tua missione.

Tipicamente nel secondo quadrante rientrano le attività legate a rafforzare le tue relazioni, alla pianificazione per il futuro e al miglioramento personale.

Di seguito alcuni esempi:

  • Pianificazione a lungo termine;
  • Pianificazione settimanle;
  • Attività sportive;
  • Tempo dedicato alla famiglia;
  • Lettura di libri di miglioramento personale;
  • Tempo trascorso in un hobby gratificante;
  • Studio;
  • Meditazione;
  • Manutenzione della casa e della macchina;
  • Appuntamenti e vita sociale;
  • Creazione di un budget e di un piano di risparmio.

Secondo Covey, dovremmo cercare di spendere la maggioranza del nostro tempo nella attività facenti parte del secondo quadrante, dal momento che sono strettamente legate al perdurare della nostra felicità, realizzazione e successo.

Tuttavia ci sono un paio di questioni di cui tenere di conto che ti possono deviare dall’investire il tuo tempo in questa attività:

  • Non sai quello che davvero è importante per te: se non hai idea di quali siano i tuoi obiettivi e i tuoi valori, ovviamente non sai nemmeno quali attività dovresti compiere per realizzarli. In questo modo ti dedicherai ad attività inerenti agli stimoli del momento e alle cose più urgenti;
  • Sei un procrastinatore seriale: Il procrastinatore seriale ha l’innata inclinazione a focalizzarsi solo sulle cose urgenti, che lo pressano al momento. Per questa tipologia di persone è difficile svolgere attività finché non vi è una scadenza pendente sulla propria testa. A questo proposito è importante allenare la propria autodisciplina e il potere della mente.

A causa del fatto che nel secondo quadrante non ci sono attività pressanti, tipicamente le trascuriamo dicendo a noi stessi: “Un giorno mi occuperò di queste cose dopo che ho risolto gli affari urgenti”.

In molti casi quel giorno non arriverà mai. Ti sentirai sempre troppo occupato a trattare le attività urgenti da concentrarti in quelle che sono le più importanti.

Ricorda sempre l’importanza di vivere la tua vita in maniera intenzionale e proattiva. Non essere trascinato dagli eventi esterni ma assumi il controllo e il timone della tua esistenza.

Terzo quadrante: Compiti Urgenti e Non Importanti

Il terzo quadrante della matrice di Eisenhower contiene quei compiti urgenti ma non importanti. Si tratta quindi di quelle attività che richiedono la tua immediata attenzione ma che non contribuiscono all’adempimento della tua missione.

Molto spesso in questo quadrante rientrano quelle attività che derivano dall’interruzione da parte di altre persone e spesso si tratta di aiutarle a realizzare i loro obiettivi e non i tuoi.

Rientrano in questa categoria ad esempio:

  • Chiamate telefoniche;
  • Messaggi di testo;
  • La maggior parte delle email;
  • Collaboratori che vengono alla tua scrivania durante l’orario di lavoro chiedendo un favore;
  • Richiesta da un ex impiegato per una lettera di raccomandazione;
  • Tua madre entra all’improvviso nella tua stanza chiedendoti di fare un lavoretto per lei.

Molti spendono la maggior parte del loro tempo in questa tipologia di attività, pensando che fanno parte del primo quadrante Q1. A causa del fatto che le attività del Q3 aiutano gli altri, infatti, puoi avere a volte la percezione che queste siano anche importanti.

In realtà sono importanti solo per gli altri e non per te. Devono pertanto essere bilanciate con attività del secondo quadrante. Altrimenti finirai per sentirti nella condizione che, sebbene stia facendo molto giorno dopo giorno, in realtà non progredisci verso i tuoi obiettivi.

La soluzione? Impara a essere più assertivo e a dire di no alla maggior parte delle richieste di questo tipo.

Quarto quadrante: Compiti Non Urgenti e Non Importanti

Nel quarto e ultimo quadrante rientrano quelle attività che non sono né urgenti né importanti. Si tratta quindi di attività da limitare e sono principalmente distrazioni.

Vediamone alcuni esempi:

  • Guardare la TV;
  • Navigare a caso su internet;
  • Videogiochi;
  • Scrollare sui social network come Facebook, Twitter e Instagram;
  • Scommettere;
  • Shopping compulsivo.

Spendiamo una enorme quantità di tempo in queste attività inutili. Ognuno di noi ha questi momenti durante la sua giornata e il mio consiglio è di ridurli ma non di eliminarli completamente.

Per esempio, dopo una dura giornata di lavoro, guardare la TV o navigare un poco su internet per una mezz’oretta può aiutarti a rilassarti un poco.

Ci sono tuttavia anche attività costruttive che puoi fare per rilassarti, come praticare sport o dedicarti a letture rilassanti.

In conclusione invece di eliminare completamente le attività che rientrano nel quadrante Q4, ridurle fino al 5% del tempo in cui sei operativo può essere un buon obiettivo.

Sono disponibili nel web delle app che fanno uso della Matrice di Eisenhower. Una tra queste e che ti consiglio è Ike – To-Do-List, Task List. “Ike” era il sopprannome o nome di battaglia di Eisenhower. Si tratta di una delle migliori app disponibili nel web che ti consente di suddividere le attività nelle quattro categorie.

Anche per questo articolo dal team di Carica Vincente è tutto. Ti invito ad applicare anche tu la categorizzazione indicata nella matrice di Eisenhower per aumentare la tua produttività e proiettarti verso i tuoi obiettivi di vita ora!

Matrice di Eisenhower: uno strumento efficace per gestire le priorità
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