Matrice di Eisenhower: uno strumento efficace per gestire le priorità

matrice di eisenhower
Condividi su facebook
Condividi su twitter
Condividi su linkedin
Condividi su whatsapp

Cos’è la matrice di Eisenhower? E come utilizzarla nella pratica?

Nell’ambito dell’ottimizzazione del tempo e dell’aumento della produttività, la matrice di Eisenhower (detta anche matrice decisionale o di Covey) rappresenta uno degli strumenti che possono essere utilizzati per dare una priorità ai vari compiti da svolgere, permettendo di eliminare le attività superflue e al contempo di aumentare l’efficienza nella vita di ogni giorno.

Bisogna dire, infatti, che nella società di oggi siamo sempre più occupati, ed è per questo importante riuscire a distinguere le attività importanti e/o urgenti da quelle che in realtà non lo sono. Proprio su questo principio si basa la matrice di Eisenhower: ti illustrerò i suoi principi nel corso di questo articolo.

Ti consiglio di comprendere in pieno i fondamenti su cui è stata ideata e di applicarli fin da subito per migliorare di molto la capacità di gestire il tuo tempo e la tua produttività. Ma prima ancora di andare avanti con la trattazione della matrice decisionale, ti consiglio di fare questo test per scoprire quanto sei produttivo!

Scopri quanto sei produttivo!

Matrice di Eisenhower

La matrice di Eisenhower deve il suo nome al 34° presidente degli Stati Uniti Dwight D. Eisenhower, che ricoprì la carica più alta dello stato dal 1953 fino al 1961.

matrice eisenhower

Prima ancora di diventare presidente, egli fu generale nell’armata statunitense fino a divenire comandante supremo della NATO.

Durante la seconda guerra mondiale fu responsabile per la pianificazione dell’invasione dell’Africa del nord nel 42-43 e poi di quella in Normandia del 44-45 per il fronte occidentale. Trovi maggiori informazioni sulla sua persona a questo link.

Durante la sua carriera Eisenhower dovette prendere continuamente delle decisioni difficili: aveva una montagna di incombenze da gestire, per cui sviluppò con il tempo un metodo attraverso il quale focalizzarsi solo sulle cose che contavano davvero, tralasciando o delegando la restante parte.

I quattro quadranti della matrice decisionale

La matrice di Eisenhower fu resa celebre dall’esperto di business Stephen Covey nel suo capolavoro “The 7 Habits of Highly Effective People” (o, per i meno anglofoni, “Le sette regole per avere successo“). In questo libro l’autore ci presenta la matrice decisionale, direttamente derivata dal pensiero del generale Eisenhower, corredandola di una veste grafica accattivante.

Nella matrice di Eisenhower possiamo individuare quattro quadranti in cui i compiti sono così suddivisi:

  1. Urgente/Importante;
  2. Non Urgente/Importante;
  3. Urgente/Non Importante;
  4. Non Urgente/Non Importante.

Andiamo per principio a chiarire che cosa si intende per questi due concetti:

  • Importante: si riferisce ad un compito che contribuisce a realizzare i tuoi obiettivi a lungo termine e in ultima istanza la tua missione di vita. Quando ti concentri sulle attività importanti stai di consuguenza operando in modo responsabile, e questo ti trasmette uno stato di calma e apertura alle nuove opportunità;
  • Urgente: si riferisce ad un compito che richiede la tua immediata attenzione. Si tratta di attività da svolgere ora e che ti mettono in uno stato reattivo.

Pur essendo una distinzione piuttosto intuitiva, nella pratica in molti cadono nell’inganno credendo che tutte le attività urgenti siano anche importanti. Invece come diceva lo stesso Eisenhower:

Quello che è importante raramente è urgente e quello che è urgente raramente è importante.

Un’altra doverosa precisazione è la seguente:

  • Il fatto che le attività siano urgenti è oggettivo, ovvero non dipende da persona a persona;
  • L’importanza di una certa attività è un fatto invece puramente soggettivo. Ogni persona infatti ha diversi obiettivi nella vita e quello che è importante per alcuni può non esserlo per altri.

Di seguito è illustrata la Matrice di Eisenhower con la suddivisione delle attività nei quattro quadranti.

matrice di eisenhower

Andiamo ad analizzare ciascun quadrante singolarmente.

Primo quadrante: Compiti Urgenti e Importanti

Il primo quadrante racchiude i compiti sia urgenti che importanti. Sono quindi attività che richiedono la tua immediata attenzione e sono anche finalizzate al raggiungimento dei tuoi obiettivi.

In questo quadrante tipicamente rientrano tutte le questioni riguardanti crisi, problemi e scadenze.

Di seguito una lista dei possibili casi:

  • La macchina si ferma improvvisamente e non parte più;
  • Scadenze relative a pagamenti di bollette e tasse;
  • Documenti da preparare aventi una scadenza;
  • Problemi di salute improvvisi che ti riguardano;
  • Alcune email, come ad esempio quelle che trattano offerte di lavoro e simili;
  • A tua moglie si rompono le acque: sta per avere un bambino;
  • Vieni chiamato dal preside della scuola che ti chiede di venire per discutere del comportamento di tuo figlio.

Ti posso assicurare che, non considerando i problemi improvvisi, tutte le altre attività possono essere ottimizzate ed eliminate da questo quadrante attraverso un processo di pianificazione.

Ad esempio, per i documenti con scadenza, invece di ridursi a compilarli all’ultimo secondo, ti consiglio di pianificarne la preparazione, in modo tale che le attività ad essi correlate vadano a rientrare nel secondo quadrante, di cui parleremo tra poco.

Secondo quadrante: Compiti Non Urgenti ma Importanti

Nel secondo quadrante rientrano i compiti non urgenti ma importanti ai fini della realizzazione dei tuoi obiettivi personali, scolastici e/o lavorativi, necessari all’adempimento della tua missione di vita.

Tipicamente nel secondo quadrante rientrano le attività legate a rafforzare le tue relazioni, alla pianificazione del tuo futuro e al tuo miglioramento personale.

Di seguito alcuni esempi:

  • Pianificazione a lungo termine;
  • Pianificazione settimanale;
  • Attività sportive;
  • Tempo dedicato alla famiglia;
  • Lettura di libri di miglioramento personale;
  • Tempo trascorso in un hobby gratificante;
  • Studio (sia scolastico che post-scolastico);
  • Meditazione e altre attività di mindfulness;
  • Manutenzione della casa e della macchina;
  • Appuntamenti e vita sociale;
  • Creazione di un budget e di un piano di risparmio.

Secondo Covey, dovresti cercare di spendere la maggior parte del tuo tempo sulle attività facenti parte del secondo quadrante, dal momento che sono strettamente legate al perdurare di felicità, realizzazione e successo.

Ci sono diverse problematiche che ti possono bloccare dal raggiungere il successo nella vita. In questa sede mi voglio soffermare brevemente su di un paio di queste:

  • Non conosci la tua strada: se non hai idea di quali siano i tuoi obiettivi e i tuoi valori, ovviamente non sai nemmeno quali attività dovresti prediligere per realizzarli. In questo modo ti dedicherai di natura ad attività correlate agli stimoli del momento e alle cose più urgenti;
  • Sei un procrastinatore seriale: Il procrastinatore seriale ha una forte inclinazione a concentrarsi solo sulle cose urgenti, quelle che lo pressano sul momento. Per questa tipologia di persone è difficile svolgere attività finché non vi è una scadenza pendente sulla propria testa. A questo proposito è importante allenare la propria autodisciplina e il potere della mente.

A causa del fatto che nel secondo quadrante non ci sono attività imminenti, tipicamente le trascuriamo dicendo a noi stessi: “Un giorno mi occuperò di queste cose dopo che ho risolto le mie urgenze”.

In molti casi quel giorno non arriverà mai. Ti senti sempre troppo preoccupato a trattare le attività urgenti da concentrarti su quelle che in realtà sono le più importanti.

Ricorda sempre l’importanza di vivere la tua vita in maniera intenzionale e proattiva. Non essere trascinato dagli eventi esterni ma assumi il controllo e il timone della tua nave.

Terzo quadrante: Compiti Urgenti e Non Importanti

Il terzo quadrante della matrice di Eisenhower contiene quei compiti urgenti ma non importanti. Si tratta quindi di quelle attività che richiedono la tua immediata attenzione ma che non contribuiscono all’adempimento della tua visione.

Molto spesso in questo quadrante rientrano quelle attività che derivano dall’interruzione da parte di altre persone, che ti chiedono di aiutarle a realizzare i loro obiettivi e non i tuoi.

Rientrano in questa categoria ad esempio:

  • Chiamate telefoniche;
  • Messaggi di testo;
  • La maggior parte delle email;
  • Collaboratori che vengono alla tua scrivania durante l’orario di lavoro chiedendoti un favore;
  • Richiesta da un ex impiegato per una lettera di raccomandazione;
  • Tua madre entra all’improvviso nella tua stanza chiedendoti di fare un lavoretto per lei (non dirmi che non ti è mai capitato!).

Molti spendono la maggior parte del loro tempo in questa tipologia di attività, pensandole come facenti parte del primo quadrante Q1. A causa del fatto che le attività del Q3 aiutano gli altri, infatti, puoi avere a volte la percezione che queste siano importanti anche per te.

La verità è che sono importanti solo per gli altri e non per te. Devono pertanto essere bilanciate con attività del secondo quadrante. Altrimenti finirai per sentirti nella condizione che, sebbene tu stia facendo molto giorno dopo giorno, in realtà non progredisci verso i tuoi obiettivi.

La soluzione? Impara a essere più assertivo e a dire di no alla maggior parte delle richieste di questo tipo. Delega piuttosto queste attività agli altri e concentrati solo su quelle che sono importanti. Leggi anche questo articolo su come essere assertivi.

Quarto quadrante: Compiti Non Urgenti e Non Importanti

Nel quarto e ultimo quadrante rientrano quelle attività che non sono né urgenti né importanti. Si tratta quindi di attività prevalentemente da limitare e/o eliminare: sono principalmente distrazioni.

Vediamone alcuni esempi:

  • Guardare la TV;
  • Navigare senza meta su internet;
  • Giocare a videogiochi;
  • Scrollare sui social network come Facebook, Twitter e Instagram;
  • Scommettere;
  • Fare dello shopping compulsivo.

Spendiamo una enorme quantità di tempo in queste attività inutili. Ognuno di noi dedica delle fette considerevoli della sua giornata; il mio consiglio è di ridurle ma non di eliminarle completamente.

Per esempio, dopo una dura giornata di lavoro, guardare la TV o navigare un poco su internet per una mezz’oretta può sicuramente aiutare a rilassarti.

Ci sono tuttavia anche attività costruttive che puoi fare a questo scopo, come praticare sport o dedicarti a delle letture rilassanti.

Riassumendo, invece di eliminare completamente le attività che rientrano nel quadrante Q4, ridurle fino al 5% del tempo in cui sei operativo (che corrisponde ad un’oretta) può essere un buon compromesso.

Sono inoltre disponibili nel web delle app che fanno uso della Matrice di Eisenhower. Una tra queste e che ti consiglio è Ike – To-Do-List, Task List. “Ike” era il sopprannome o nome di battaglia di Eisenhower. Si tratta di una delle migliori app disponibili nel web, che ti consente di suddividere le attività nelle quattro categorie della matrice decisionale.

matrice di eisenhower

Siamo giunti alla conclusione di questo articolo sulla matrice di Eisenhower. Per approfondimenti su questa e altre tecniche di prioritizzazione ti rimando ad un ebook molto approfondito che ho scritto, intitolato Produttività Zen. All’interno troverai tutte le informazioni utili per portare la tua gestione del tempo al livello successivo. Trovi maggiori informazioni in merito su questa pagina.

  • Gestisci e controlla i tuoi impegni al massimo
  • Migliora le tue capacità di concentrazione
  • Vinci definitivamente la procrastinazione
  • Diventa finalmente superproduttivo
  • Assumi una mentalità di successo
[Totale: 0 Media: 0]
Andrea
Andrea
Ciao! Mi chiamo Andrea e sono co-fondatore del progetto Carica Vincente. Mi piace occuparmi di molte cose differenti nella vita, in particolare sono appassionato e grande sostenitore del miglioramento continuo e della crescita personale. Sono autore degli e-book Ultramotivazione e Produttività Zen.

Leggi anche:

Lascia un commento