Time management: tecniche e strategie per un’ottima gestione del tempo

Oggigiorno avere le giuste capacità nel time management (o gestione del tempo) risulta di fondamentale importanza per riuscire a fare di più delle attività che contano, andando a ridurre quelli che sono gli sprechi di tempo, derivanti dal fare azioni che non danno valore aggiunto.

Perché si sa e si dice sempre che il tempo è denaro. Non c’è nulla di più vero in questa espressione. Il tempo è la risorsa più preziosa che abbiamo, nessuno ce lo riporterà indietro: va per questo usato in maniera oculata.

E allora in questo articolo ti presenterò dei consigli utili che ti aiuteranno a migliorare il tuo time management, attraverso delle tecniche la cui efficacia è stata ormai comprovata attraverso decenni di studio e applicazione sul campo.

Devo dirti anche che le skill relative al time management sono molto ricercate nel mondo del lavoro: un impiegato più produttivo è una fondamentale fonte di risparmio per l’azienda e perciò è favorito anche nel fare carriera. E allora proseguiamo con i miei suggerimenti ai fini di un buon time management.

Time management: da dove partire?

Parlare di time management ha poco senso se per prima cosa non sono stati decisi i propri obiettivi.

Potrai essere anche bravissimo nella gestione delle tue attività, ma se starai svolgendo per la maggior parte del tempo dei compiti che non contribuiscono alla realizzazione dei tuoi obiettivi, in sostanza pur avendo sgobbato per tutto il giorno, una volta arrivato a fine giornata ti sembrerà di non aver fatto nulla.

Devi dedicare il tuo tempo a quello che conta per te veramente, in base alla tua vision. Se per te questo risulta essere un concetto un po’ astratto, ti farò degli esempi. Fatti ad esempio queste domande:

• Qual è la cosa che se raggiunta ti renderà felice?
• Cosa ti può rendere appagato?
• Quale contributo vuoi dare al mondo?
• Per cosa vuoi essere ricordato?

La tua vision dovrebbe guidarti in tutto quello che fai. Solo avendo chiaro in mente il traguardo finale, le azioni che compi quotidianamente assumeranno di significato.

In altre parole, i risultati parziali verranno inquadrati in un disegno più grande e questo ti darà la forza e la giusta motivazione a non fermarti. Sarai continuamente proiettato in avanti verso il prossimo passo.

Perciò, se non lo hai ancora fatto, ti invito a prenderti il tuo tempo (e in questo caso sarà ben speso!) per decidere del tuo futuro. Di seguito trovi le basi a cui proprio non puoi rinunciare per un buon time management: verranno trattate di seguito più in dettaglio.

Non sai cosa fare nella vita? Non sai decidere su come impostare il tuo futuro da qui a 5 anni?

In questo caso ti consiglio di consultare un articolo molto approfondito sull’argomento, intitolato Cosa fare nella vita. Vedrai che dopo averlo letto tutto avrai sicuramente una visione più chiara di come muoverti.

Una volta stabiliti i tuoi obiettivi a lungo termine in base alla tua vision occorre pianificare le attività sul breve periodo; intervallo di tempo che può dipendere da molte variabili. In generale e in base alla mia esperienza ti consiglio di stabilire degli obiettivi annuali, per poi scomporli in sotto-obiettivi semestrali o trimestrali.

1. Stabilisci i tuoi obiettivi

Al fine di realizzare la tua vision dovrai stabilire un piano di azione. Questo consiste nel fissare periodicamente i tuoi obiettivi, che come ti ho già detto possono essere di carattere annuale, semestrale o trimestrale, ciò dipende dal tempo che ritieni necessario per completare quel determinato compito.

Cosa è importante nello stabilire i tuoi obiettivi di breve periodo?

La cosa più importante è che gli obiettivi che vai a fissare siano chiari e specifici. In particolare si suole parlare di obiettivi s.m.a.r.t, dove l’acronimo smart sta a indicare:

• Specific (specifico): i tuoi obiettivi devono essere chiari e precisi;
• Measurable (misurabile): i tuoi traguardi devono essere quantificabili;
• Attainable (raggiungibile): i tuoi obiettivi non devono essere impossibili da realizzare, considerando le risorse di tempo, denaro e le skill di cui disponi;
• Relevant (rilevante): i tuoi traguardi devono essere stabiliti in accordo alla tua visione;
• Time Based (fissato nel tempo): i tuoi obiettivi devono essere realizzati ponendoti come limite una precisa scadenza.

Per esempio, se il tuo obiettivo è la perdita di peso, quando andrai a definire il tuo traguardo non potrai dire semplicemente “Voglio perdere peso”. Piuttosto un obiettivo ben stabilito sarà “Voglio perdere 10 Kg di peso entro tre mesi da oggi”.

2. Definisci la lista delle attività da fare

Una volta fissati i tuoi obiettivi andranno elencate tutte le attività che ritieni necessarie per raggiungerli. Si tratta di un prerequisito fondamentale per il tuo time management.

Ricorda sempre che la maggior parte delle persone, anche se in grado di porsi obiettivi in maniera smart, si perde in quanto non compie questo passaggio. In tal caso questi traguardi rimangono solo dei buoni propositi che poi non si concretizzano.

L’unico modo per arrivare fino in fondo è dettagliare tutte le attività necessarie per raggiungere i tuoi obiettivi. Se non sai cosa devi fare per raggiungere ottenere qualcosa documentati su internet e cerca informazioni da coloro che hanno fatto lo stesso tuo percorso con successo prima di te.

Tornando all’esempio della perdita di peso, una possibile lista delle attività da fare può essere:

1. Ridurre la quantità di pasta a 70 g rigorosamente solo a pranzo;
2. Dolci massimo 2 volte a settimana e mai dopo le 5;
3. Fare esercizio fisico 3 volte a settimana;
4. Preferire le scale all’ascensore.

Ovviamente, le attività da fare variano considerevolmente a seconda del sesso, dell’età e del peso di partenza. Era solo per darti un’idea di come si può stilare una lista delle attività.

3. Organizza la tua settimana tipo

Il passo successivo consiste nell’inserire le attività sopra elencate nel tuo calendario settimanale.

Esistono molti software che ti permettono di inserire e modificare le attività da fare giorno per giorno. Accanto ai classici calendari integrati con outlook o gmail, ti posso consigliare ad esempio Trello. Si tratta di un programma molto versatile, che ti consente di spostare le varie attività da un giorno ad un altro semplicemente trascinandole con il mouse.

Tornando al solito esempio della perdita di peso, potrai andare a decidere quando fare attività fisica:

La distribuzione delle attività nel calendario è di fondamentale importanza per i seguenti motivi:

• Ti permette di organizzare al meglio le tue attività in un’ottica settimanale;
• Ti consente di verificare a colpo d’occhio se tutte le attività necessarie per raggiungere i tuoi obiettivi sono state inserite;
• Potrai al contempo valutare se il carico di lavoro che ti sei imposto è troppo leggero o troppo pesante;
• Se in un determinato giorno preferisci fare una attività pianificata il giorno successivo, puoi correggere in maniera flessibile il calendario, magari posticipandone un’altra in programma oggi.

Fissando i tuoi obiettivi, stabilendo le attività da fare e inserendole nel tuo calendario settimanale hai già posto delle solite basi per un buon time management.

4. Controlla periodicamente i tuoi progressi

Con il passare del tempo dovrai controllare periodicamente il tuo stato di avanzamento nei confronti dei tuoi obiettivi. Se, ad esempio, hai degli obiettivi trimestrali, una buon pratica può essere quella di rivedere i tuoi progressi alla fine di ogni mese.

Questo ti consente di vedere se sei in linea con quanto ti eri prefissato e ti permette di aggiustare il tiro nel caso siano intervenute nel frattempo delle nuove variabili. Casi comuni che ti possono capitare:

• Il completamento di un obiettivo ha richiesto meno tempo del previsto. Si è liberato del tempo nella tua settimana tipo che potrai dedicare ad altre attività;
• Ti trovi a essere indietro sul programma nel completamento di un obiettivo. In tal caso dovrai valutare se è necessario dedicare più tempo a quell’attività, andando a sacrificarne altre meno importanti;
• Hai dovuto dedicare del tempo in nuove opportunità o attività impreviste. In tal caso dovrai riadattare i tuoi obiettivi considerando queste nuove variabili.

Bene, questi erano i miei consigli per cominciare. Se ti interessa approfondire la tematica del time management, devi sapere che ha la risorsa che fa al caso tuo! Si tratta di un ebook che ho scritto appositamente per portare la tua gestione del tempo al livello successivo. Si chiama Produttività Zen e contiene al suo interno dei consigli utilissimi per farti diventare sempre più produttivo.

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12 suggerimenti per far volare il tuo time management

Nella prima parte dell’articolo mi sono concentrato di più sull’efficacia del tuo time management, intesa come la capacità di indirizzarti in modo migliore verso quelle attività che davvero contano per te, in quanto legate alla tua vision.

Nella seconda parte mi dedicherò invece di più all’efficienza nella gestione del tempo; ti darò dei consigli utili in svariate situazioni su come ridurre gli sprechi di tempo e minimizzare le distrazioni, portando il tuo time management al livello successivo.

La gestione del tempo è una skill e padroneggiarla è una vera e propria arte. In quanto tale, tale abilità può essere allenata e portata a livelli inimmaginabili. Di seguito i consigli riconosciuti a livello internazionale su come farla brillare.

1. Dai una priorità alle attività

Un primo suggerimento che ritengo molto importante per migliorare il tuo time management è quello di dare una priorità alle varie attività. In generale i vari compiti da svolgere si possono classificare in quattro categorie:

• Urgente/Importante: attività che richiedono la tua immediata attenzione e che al contempo contribuiscono alla realizzazione dei tuoi obiettivi. Sono le attività da fare immediatamente;
• Non Urgente/Importante: in questa categoria rientrano le attività che contribuiscono a realizzare la tua vision, ma che non sono urgenti. Sono le attività che vanno pianificate;
• Urgente/Non Importante: in questo gruppo ci sono le attività che richiedono la tua immediata attenzione, ma che non sono per te importanti. Ad esempio la maggior parte di messaggi, mail e chiamate telefoniche. Ti consiglio di delegare queste attività ad altri.
• Non Urgente/Non importante: sono i compiti da non considerare in quanto fonte di perdita di tempo.

Una buona gestione delle attività consiste nel prediligere le attività Non urgenti e Importanti, cercando attraverso la pianificazione di ridurre quelle Urgenti e Importanti. Le attività Urgenti e Non Importanti vanno delegate, mentre quelle Non Urgenti e Non Importanti trascurate.

2. Trasforma le attività importanti in abitudini

Il segreto per essere costanti e produttivi in quello che si fa è rendere i compiti chiave un’abitudine. Tutti noi abbiamo delle attività che non ci piace fare o che richiedono un grande impegno per essere realizzate.

L’unico modo per ridurre il tuo sforzo nel compierle è farle abitualmente. Creare una routine diminuisce il livello di impegno del tuo cervello per compiere quel task.

Come afferma anche l’articolo Come creare un’abitudine in 30 giorni, il tempo medio richiesto per introdurre una nuova abitudine nella nostra routine è di un mese (alcuni sostengono 21 giorni).

All’inizio, fare una nuova attività sembrerà strano e stressante, ma passato questo periodo di rofaggio, diventerà una cosa del tutto naturale, fino al punto che sembrerà strano se non la si fa.

Perciò, se riuscirai a rendere abitudinarie le attività per te fondamentali, sarai anche molto più produttivo e tutto ciò con meno sforzo.

3. Pratica il monotasking minimizzando le distrazioni

Al giorno d’oggi si vedono in giro moltissime offerte di lavoro dove tra i vari requisiti è richiesta la capacità di fare più cose contemporaneamente. Te lo dirò chiaro e tondo, il multitasking non funziona.

Quello che succede in realtà quando tenti di fare due cose allo stesso tempo è che la tua attenzione passa di continuo da un compito all’altro, con riduzione di efficienza, aumento dello stress ed incremento della possibilità di errore.

Impara a fare una cosa alla volta. Alla fine della giornata sarai stato più produttivo e meno stanco. Elimina le fonti di distrazione ed evita di guardare sempre il cellulare. Impara a dire di no a continue richieste di aiuto da parte dei tuoi colleghi.

4. Sfrutta i periodi di attesa

Tutti noi abbiamo nell’arco della giornata dei tempi morti, in cui bisogna inevitabilmente attendere. Prova a sfruttare questi intervalli di tempo facendo delle attività in ombra.

Per quanto riguarda la mia esperienza, io tutte le mattine spendevo mezz’ora della mia vita in autobus per recarmi al lavoro. Durante il trasporto avevo introdotto lo studio delle lingue. In questo modo il tempo passava più in fretta e non era sprecato.

Sì lo so, la tentazione di andare sui social per tutto il tempo è forte. Fai un favore a te stesso, cerca di essere più produttivo!

5. Fai pause regolari

A volte si pensa che lavorare tutto il giorno limitando le pause sia il modo più efficace di lavorare. Non c’è nulla di più sbagliato.

Se non fai pause regolari la tua produttività calerà progressivamente fino a che, soprattutto nella seconda parte della giornata, in tre ore farai quello che normalmente compi in mezz’ora.

Staccare a intervalli regolari è fondamentale per riposare la mente. Risulta incredibilmente efficace soprattutto quando si cambia attività. Infatti, è dimostrato che, anche quando abbiamo finito di fare qualcosa, il nostro cervello continua a pensare alla stessa cosa per un tempo più prolungato.

È necessario, quindi, far passare questo “tempo di assestamento” prima di cominciare una nuova attività.

6. Dormi almeno 7/8 ore al giorno

Potrai essere la persona più organizzata del mondo ma se non dormi a sufficienza tutti i tuoi sforzi saranno stati vani.

Il nostro organismo ha bisogno in media di almeno 7/8 ore di sonno per poter funzionare regolarmente. Dormire di meno implica un senso di stanchezza e di incapacità a concentrarsi: tutto ciò è più evidente se si devono fare delle attività mentali.

Perciò, non sottostimare l’importanza del sonno. Potrai anche dormire di meno per un periodo ma a lungo andare gli effetti sul tuo organismo si faranno sentire.

7. Lavora qualche ora durante i weekend

Un altro consiglio utile sul buon time management è quello di non staccare completamente durante i weekend.

Se da un lato è importante riposare per riprendere le energie (soprattutto se lavori in maniera classica dal lunedì al venerdì), dall’altro lavorare dalle due alle quattro ore al giorno durante i weekend ti può aiutare a distribuire in maniera più equa il carico di lavoro durante la settimana.

Questo inoltre ti permette di perdere di meno il ritmo lavorativo di modo che quando arriva il lunedì non ti trovi stravolto svegliandoti al mattino. Del resto lavorare 2-4 ore nel weekend ti lascia lo stesso un sacco di tempo libero!

8. Raggruppa le attività simili

Molto importante è anche la questione di raggruppare i lavori simili assieme in modo di farli consecutivamente piuttosto che suddividerli a tappe.

Il ragionamento alla base è molto semplice: compiti diversi richiedono un diverso modo di pensare. Perciò, ogniqualvolta cambi la tipologia di attività che vai a fare, c’è bisogno di un periodo di transizione e adattamento.

Un esempio molto banale: invece di controllare continuamente le tue email è molto più efficiente leggerle a intervalli di tempo prefissati, per esempio una volta l’ora. Si smaltiscono tutte le email e poi si comincia un’altra attività.

9. Identifica gli orari di massima produttività

Ognuno di noi ha degli orari della giornata in cui risulta più produttivo. C’è chi dà il meglio di sé al mattino, appena dopo alzato, mentre altri adorano lavorare durante la sera tardi.

Il tuo calendario delle attività deve tenere di conto anche di questo parametro. Non andare contro la tua natura: pianifica le attività secondo il tuo modo più efficiente di lavorare e sarai più produttivo.

10. Impara a non procrastinare

Lo so, nell’ambiente professionale e familiare ci sono un mucchio di distrazioni, possano essere legate alle email, alle chiamate telefoniche, ai bambini che schiamazzano e alla televisione ad alto volume. Queste cose ti possono allontanare e deconcentrare dai tuoi veri obiettivi.

Inoltre, alcune attività sono più piacevoli da fare di altre. E le persone tenderanno per forza di cose a evitare i compiti più difficili e stancanti, compiti che sono però anche i più importanti per i loro obiettivi.

Come disse Benjamin Franklin:

Non lasciare a domani quello che potresti fare oggi

È importante che tu riesca a gestire le emozioni negative derivanti dal pensiero di fare quella determinata attività, paragonandole ad esempio a tutte le conseguenze che negative che avrai se deciderai di non farla.

11. Riduci il tempo speso in attività inutili

A volte rilassarsi sul divano davanti alla TV, navigare su internet per piacere o giocare ai videogiochi ci sta proprio dopo una dura giornata di lavoro/studio. Ma stai attento a controllare la durata di queste attività e a non lasciare che si prolunghino più del dovuto.

Si tratta pur sempre di attività né urgenti né importanti, perciò non dico che andrebbero eliminate del tutto, ma sicuramente ai fini del tuo time management andrebbero mantenute al di sotto del 5% del tempo utile totale (vale a dire un’ora/un’ora e mezza massimo).

12. Persevera nei momenti di difficoltà

Detto ciò, capitano sempre delle giornate difficili, delle giornate in cui butteresti tutto all’aria. In queste situazioni, ti consiglio di fare un respiro profondo e di usare la testa piuttosto che l’emotività.

In questi frangenti pensa al tuo percorso passato e a quanti ostacoli hai già oltrepassato. Tieni duro, persevera e se manterrai la concentrazione sui tuoi obiettivi rispettando le scadenze per un periodo sufficientemente lungo, ti garantisco che i risultati saranno incredibili.

E con queste ultime considerazioni si conclude anche questo articolo sul time management. Per approfondimenti in tema gestione del tempo ti rimando ad un risorsa molto approfondita che ho scritto sull’argomento: si tratta dell’ebook Produttività Zen, che contiene al suo interno tutto quello di cui hai bisogno per diventare un ottimo time manager!

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