Time management: come ottimizzare la gestione del tempo!

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Oggigiorno il time management, o gestione del tempo, risulta di fondamentale importanza per riuscire a fare di più delle attività che contano, andando a ridurre quelli che sono gli sprechi di tempo, derivanti dal fare azioni che non danno valore aggiunto.

Perché si sa e si dice sempre: il tempo è denaro. Non c’è nulla di più vero di questa espressione. Il tempo è la risorsa più preziosa che abbiamo, nessuno ce lo riporterà indietro e abbiamo una sola vita a disposizione.

E allora in questo articolo ti presenterò degli utili consigli che ti aiuteranno a fare di più di quello che è importante, impiegando ciò nonostante meno tempo.

Le skill relative al time management sono molto ricercate tra l’altro anche nel mondo del lavoro: un impiegato più produttivo è una fondamentale fonte di risparmio per l’azienda e perciò è favorito anche nel fare carriera.

Per articoli legati ad argomenti analoghi ti rimando alla sezione Produttività del nostro blog, dove potrai trovare i dettagli di alcuni dei concetti più importanti illustrati in questo articolo.

Il primo passo per ottimizzare in maniera effettiva la gestione del tempo è decidere quello che si vuole ottenere. Vediamo come fare nel prossimo paragrafo.

Time management

Come ti ho accennato, prima di pensare al time management bisogna in prima istanza decidere i propri obiettivi. Potrai essere anche bravissimo nella gestione della tua giornata, ma se stai facendo per la gran parte del tempo delle attività che non contribuiscono alla realizzazione dei tuoi obiettivi, in sostanza pur avendo fatto molto ti sembrerà di non aver fatto nulla.

Devi dedicare infatti il tuo tempo a quello che conta per te veramente, in base alla tua vision. Se per te questo risulta essere un concetto un po’ astratto, ti farò degli esempi. Fatti ad esempio queste domande:

  • Qual è la cosa che se raggiunta ti renderà felice?
  • Quale contributo vuoi dare al mondo?
  • Per cosa vuoi essere ricordato?

La tua vision dovrebbe guidarti in tutto quello che fai. Solo avendo chiaro in mente il traguardo finale, le azioni che compi quotidianamente assumeranno di significato.

Solo in questo modo i risultati parziali assumeranno un significato più grande se ricollegati al percorso totale della tua vita. Sarai continuamente proiettato in avanti verso il prossimo passo.

Perciò, se non lo hai ancora fatto ti invito a prenderti il tuo tempo (e in questo caso sarà ben speso!) per decidere del tuo futuro.

Non sai cosa fare nella vita? Non sai decidere su come impostare il tuo futuro da qui a 5 anni?

In questo caso ti consiglio di consultare l’articolo più completo in Italia sull’argomento Cosa fare nella vita: come trovare la propria strada. Vedrai che dopo averlo letto tutto avrai sicuramente una visione più chiara di come muoverti.

Una volta stabiliti i tuoi obiettivi a lungo termine in base alla tua vision occorre pianificare le attività sul breve periodo, che può essere variabile a seconda di molte variabili. In generale e in base alla mia esperienza ti consiglio di stabilire degli obiettivi annuali, semestrali o trimestrali.

gestione del tempo

Stabilisci i tuoi obiettivi

Al fine di realizzare la tua vision dovrai stabilire un piano di azione. Questo consiste nello stabilire periodicamente i tuoi obiettivi, che come ti ho già detto possono essere annuali, semestrali o trimestrali, ciò dipende dal tempo che ritieni necessario per completare quel determinato compito.

Cosa è importante nello stabilire i tuoi obiettivi di breve periodo?

La cosa più importante è che gli obiettivi che vai a fissarti siano chiari e specifici. In particolare si suole parlare di obiettivi s.m.a.r.t, dove l’acronimo smart sta a indicare:

    • Specific (specifico): i tuoi obiettivi devono essere chiari e precisi;
    • Measurable (misurabile): i tuoi obiettivi devono essere quantificabili;
    • Attainable (raggiungibile): i tuoi obiettivi non devono essere impossibili da realizzare, considerando le risorse di tempo, denaro e le skill di cui disponi;
    • Relevant (rilevante): i tuoi obiettivi devono essere stabiliti in accordo alla tua visione;
    • Time Based (fissato nel tempo): i tuoi obiettivi devono essere realizzati ponendoti come limite una precisa scadenza.

Per esempio se il tuo obiettivo è la perdita di peso, quando andrai a fissare i tuoi obiettivi non potrai dire semplicemente “Voglio perdere peso”. Piuttosto un obiettivo ben stabilito sarà “Voglio perdere 10 Kg di peso entro tre mesi da oggi”.

Definisci una lista delle attività da fare

Una volta stabiliti i tuoi obiettivi andranno elencate tutte le attività che ritieni necessarie per raggiungerli. Si tratta di un prerequisito fondamentale per il tuo time management.

Ricorda sempre che la maggior parte delle persone, anche se in grado di porsi obiettivi in maniera smart, si perde per strada. Per esse questi traguardi rimangono solo dei buoni propositi che poi non si concretizzano.

L’unico modo per arrivare fino in fondo è dettagliare tutte le attività necessarie per arrivare ai tuoi obiettivi. Se non sai cosa devi fare per raggiungere ottenere qualcosa documentati su internet e cerca informazioni da coloro che hanno fatto lo stesso tuo percorso con successo prima di te.

time management

Tornando all’esempio della perdita di peso, una possibile lista delle attività da fare può essere:

  1. Ridurre la quantità di pasta a 70 g rigorosamente solo a pranzo;
  2. Dolci massimo 2 volte a settimana e mai dopo le 5;
  3. Fare esercizio fisico 3 volte a settimana;
  4. Preferire le scale all’ascensore.

Ovviamente le attività da fare variano considerevolmente a seconda del sesso, età e peso di partenza. Era solo per darti un’idea di come si può stilare una lista delle attività.

Organizza la tua settimana tipo

Il passo successivo consiste nell’inserire nel tuo calendario settimanale le attività sopra elencate.

Esistono molti programmi che ti permettono di inserire e modificare le attività da fare giorno per giorno. Accanto ai classici calendari integrati con outlook o gmail, ti posso consigliare ad esempio Trello. Si tratta di un software molto versatile, che ti consente di spostare le varie attività da un giorno ad un altro semplicemente trascinandole con il mouse.

Tornando al solito esempio della perdita di peso, potrai andare a decidere quando fare attività fisica:

time management

La distribuzione delle attività nel calendario è di fondamentale importanza per i seguenti motivi:

  • Ti permette di organizzare al meglio le tue attività in un’ottica settimanale, permettondoti di essere più produttivo;
  • Ti consente di verificare a colpo d’occhio se tutte le attività necessarie per raggiungere i tuoi obiettivi sono state inserite;
  • Potrai al contempo valutare se il carico di lavoro che ti sei imposto è troppo leggero o troppo pesante;
  • Se in un determinato giorno preferisci fare una attività pianificata il giorno successivo, puoi aggiustare elasticamente il calendario, pur non procrastinando più di una settimana.

Fissando i tuoi obiettivi, stabilendo le attività da fare e inserendole nel tuo calendario settimanale hai già posto delle solite basi per portare il tuo time management al livello successivo.

Controlla periodicamente i tuoi progressi

Con il passare del tempo dovrai periodicamente controllare il tuo stato di avanzamento nei confronti dei tuoi obiettivi. Se ad esempio hai degli obiettivi trimestrali, una buon pratica può essere quella di rivedere i tuoi progressi alla fine di ogni mese.

Questo di consente di vedere se sei in linea con quanto ti eri prefissato e ti permette di aggiustare il tiro nel caso siano intervenute nel frattempo delle nuove variabili. Casi comuni che ti possono capitare:

  • Il completamento di un obiettivo ha richiesto meno tempo del previsto. Si è liberato del tempo nella tua settimana che potrai dedicare ad altre attività;
  • Ti trovi a essere indietro sul programma nel completamento di un obiettivo. In tal caso dovrai valutare se è necessario dedicare più tempo a quell’attività, andando a sacrificarne altre meno importanti;
  • Hai dovuto dedicare del tempo in nuove opportunità o attività impreviste. In tal caso dovrai riadattare i tuoi obiettivi considerando queste nuove variabili.

corso time management

12 suggerimenti su come migliorare la gestione del tempo

Nella prima parte dell’articolo mi sono concentrato di più sull’efficacia del tuo time management, intesa come indirizzarti in maniera migliore verso quelle attività che davvero contano per te, in quanto legate alla tua vision.

Nella seconda parte mi concentrerò invece di più sull’efficienza nella gestione del tempo; ti darò dei consigli utili in svariate situazioni su come ridurre gli sprechi di tempo e minimizzare le distrazioni, portando il tuo time management al livello successivo.

La gestione del tempo è una skill e un’arte. Può essere allenata e portata a livelli inimmaginabili. Di seguito i consigli riconosciuti a livello internazionale su come farla brillare.

1. Dai una priorità alle attività

Un primo suggerimento che ritengo molto importante per migliorare il tuo time management è quello di dare una priorità alle varie attività da fare. In generale le varie cose da fare si possono classificare in quattro categorie:

  • Urgente/Importante: attività che richiedono la tua immediata attenzione e che contribuiscono alla realizzazione dei tuoi obiettivi. Sono le attività da fare immediatamente;
  • Non Urgente/Importante: in questa categoria rientrano le attività che contribuiscono a realizzare la tua mission, ma che non sono urgenti. Sono le attività che vanno pianificate.
  • Urgente/Non Importante: in questa categoria ci sono le attività che richiedono la tua immediata attenzione, ma che non sono per te importanti. Ad esempio messaggi, la maggior parte delle mail e chiamate telefoniche. Ti consiglio di delegare queste attività ad altri.
  • Non Urgente/Non importante: sono i compiti da non considerare in quanto fonte di perdita di tempo.

Una buona gestione delle attività consiste nel prediligere le attività Non urgenti e Importanti, cercando attraverso la pianificazione di ridurre quelle Urgenti e Importanti. Le attività Urgenti e Non Importanti vanno delegate, mentre quelle Non Urgenti e Non Importanti trascurate.

2. Trasforma le attività importanti in abitudini

Il segreto per essere costanti e produttivi in quello che si fa è l’abitudine. Tutti noi abbiamo delle attività che non ci piace fare o che richiedono un grande impegno per essere realizzate.

L’unico modo per ridurre il nostro sforzo nel compierle è farle abitualmente. Creare una routine diminuisce il livello di sforzo compiuto dal nostro cervello per compiere quel task.

Come afferma anche l’articolo Come creare un’abitudine in 30 giorni, il tempo medio richiesto per introdurre una nuova abitudine nella nostra routine è di un mese.

Durante i primi giorni fare una nuova attività sembrerà strano e stressante, ma passato questo periodo diventerà una cosa del tutto naturale, fino al punto che sembrerà strano se non la si fa.

Perciò se riuscirai a rendere abitudinarie quelle attività per te fondamentali, riuscirai a essere molto più produttivo e con meno sforzo.

3. Pratica il monotasking e minimizza le distrazioni

Al giorno d’oggi si vedono in giro moltissime offerte di lavoro dove tra i vari requisiti è richiesta la capacità di fare più cose contemporaneamente. Te lo dirò chiaro e tondo, il multitasking non funziona.

Quello che succede in realtà quando tenti di fare due cose allo stesso tempo è che la tua attenzione passa di continuo da un compito all’altro, con riduzione di efficienza, aumento dello stress e incremento della possibilità di errore.

Impara a fare una cosa alla volta. Alla fine della giornata sarai stato più produttivo e meno stanco. Elimina le fonti di distrazione ed evita di guardare sempre il cellulare. Impara a dire di no a continue richieste di aiuto da parte dei tuoi colleghi.

4. Sfrutta i periodi di attesa

Tutti noi abbiamo nell’arco della propria giornata dei periodi morti, in cui bisogna inevitabilmente attendere. Prova a sfruttare questi intervalli di tempo facendo delle attività in ombra.

Per quanto riguarda la mia esperienza, io tutte le mattine spendo mezz’ora della mia vita in autobus per recarmi al lavoro. Ho introdotto già da molti mesi nella mia routine lo studio delle lingue mentre sono in autobus. In questo modo il tempo passa più in fretta e non è sprecato.

Sì lo so, la tentazione di guardare sui social per tutto il tempo è forte. Fai un favore a te stesso, cerca di essere più produttivo.

tempo social

5. Fai pause regolari

A volte si pensa che lavorare tutto il giorno limitando le pause sia il modo più efficace di lavorare. Non c’è nulla di più sbagliato.

Se non fai pause regolari la tua produttività calerà progressivamente fino a che, soprattutto nella seconda parte della giornata, in tre ore ad esempio farai quello che normalmente compi in mezz’ora.

Staccare ad intervalli regolari è fondamentale per riposare la mente. Risulta incredibilmente efficace soprattutto quando si cambia attività. Infatti, è dimostrato che, anche quando abbiamo finito di fare qualcosa, il nostro cervello continua a pensare alla stessa cosa per un tempo più prolungato.

È necessario, quindi, far passare questo “tempo di assestamento” prima di cominciare un nuovo task.

6. Dormi almeno 7/8 ore al giorno

Potrai essere la persona più organizzata del mondo ma se non dormi tutti i tuoi sforzi saranno vani.

Il nostro organismo ha bisogno in media di almeno 7/8 ore di sonno per poter funzionare regolarmente. Dormire di meno implica un senso di stanchezza e incapacità a concentrarsi, tutto ciò è più evidente se si devono fare attività mentali.

Perciò non sottostimare l’importanza del sonno. Potrai anche dormire di meno per un periodo ma a lungo andare gli effetti sul tuo organismo si faranno sentire.

7. Lavora qualche ora durante i weekend

Un altro utile consiglio che mi sento di darti è quello di non staccare completamente durante i weekend.

Se da un lato è importante riposare per riprendere le energie (soprattutto se lavori in maniera classica dal lunedì al venerdì), dall’altro lavorare dalle due alle quattro ore al giorno durante i weekend ti può aiutare a distribuire in maniera più equa il carico di lavoro durante la settimana.

Questo inoltre ti permette di perdere di meno il ritmo lavorativo di modo che quando arriva il lunedì non ti trovi stravolto svegliandoti al mattino. Del resto lavorare 2-4 ore nel weekend ti lascia lo stesso un sacco di tempo libero!

8. Raggruppa le attività simili

Molto importante è anche la questione di raggruppare i lavori simili assieme in modo di farli consecutivamente piuttosto che suddividerli a tappe.

Il ragionamento alla base è molto semplice: compiti diversi richiedono un diverso modo di pensare. Perciò, ogniqualvolta cambi tipologia di attività c’è bisogno di un periodo di transizione e adattamento.

Un esempio molto banale: invece di controllare continuamente le tue email è molto più efficiente controllarle a intervalli di tempo prefissati, per esempio una volta l’ora. Si smaltiscono tutte le email e poi si comincia un’altra attività.

9. Identifica gli orari della giornata in cui sei più produttivo

Ognuno di noi ha degli orari della giornata in cui risulta più produttivo. C’è chi dà il meglio di sé al mattino, appena dopo alzato, mentre altri adorano lavorare durante la sera tardi.

Il tuo calendario delle attività deve tenere di conto di questo parametro. Non andare contro la tua natura: pianifica le attività secondo il tuo modo più efficiente di lavorare e sarai più produttivo.

10. Evita di procrastinare

Lo so, nell’ambiente professionale e familiare ci sono un mucchio di distrazioni, possano essere legate alle email, chiamate telefoniche, bambini che schiamazzano e la televisione ad alto volume. Queste cose ti possono allontanare e deconcentrare dai tuoi veri obiettivi.

Inoltre, alcune attività sono più piacevoli da fare di altre. E le persone tenderanno per forza di cose a evitare i compiti più difficili e stancanti, ma che sono anche i più importanti per i loro obiettivi.

Come disse Benjamin Franklin:

Non lasciare a domani quello che potresti fare oggi

È importante che tu riesca a gestire la “paura” di fare quelle cose che non vuoi fare e capire che la paura spesso non è nulla se comparata con i possibili risultati negativi che ne derivano. Perciò smettila di procrastinare, fai una cosa alla volta delle attività programmate e quando saranno concluse ti sentirai fiero di te.

11. Sii cosciente del tempo speso in TV/Internet/videogiochi

A volte rilassarsi sul divano davanti alla TV, navigare su internet per piacere o giocare ai videogiochi ci sta proprio dopo una dura giornata di lavoro.

Ma stai attento a controllare la durata di queste attività e non lasciare che si prolungano più del dovuto. Si tratta pur sempre di attività né urgenti né importanti, perciò non dico che andrebbero eliminate del tutto, ma sicuramente ai fini del tuo time management andrebbero mantenute al di sotto del 5% del tempo utile totale.

12. Persevera

Detto ciò capitano sempre delle giornate difficili, delle giornate in cui butteresti tutto all’aria. In queste situazioni ti consiglio di fare un respiro profondo e di usare la testa piuttosto che l’emotività.

In questi frangenti pensa al tuo percorso passato e a quanti ostacoli hai già oltrepassato. Tieni duro, persevera e se manterrai la concentrazione sui tuoi obiettivi rispettando le scadenze per un periodo sufficientemente lungo, ti garantisco che i risultati saranno incredibili.

Corso Time Management: porta la gestione del tempo al livello successivo

Una risorsa in più che sicuramente ti aiuterà a far brillare le tue skill nel time management è partecipare ad un corso dedicato.

Sono disponibili online molti corsi, ma tra questi io ti consiglio quello J.L. Marshall, imprenditore di successo e fondatore di Corsi.it. L’autore ti presenta 10 regole fondamentali per la gestione del tempo.

Lo considero un corso molto valido nell’investimento. Del resto il tempo che risparmierai si tramuterà in moneta sonante. Lo trovi qui.

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E anche per questo articolo dal team di Carica Vincente è tutto. Spero ti sarà utile per avere consiglio su come migliorare il tuo time management e risparmiare tempo prezioso nella vita.

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